Giải pháp số giúp doanh nghiệp ứng phó với tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng

3 yếu tố cần quan tâm

Theo bà Eileen Yap, đại dịch COVID-19 buộc các doanh nghiệp Việt cần phải tập trung vào các vấn đề quản lý chuỗi cung ứng chính một cách sâu sắc khi mà họ vẫn chưa có những chuyển đổi số một cách mạnh mẽ, quy trình kém hiệu quả, các vấn đề tồn kho và thời gian nghỉ trong quy trình sản xuất.

Các quy trình thu mua và thanh toán thường là công việc phức tạp nhất đối với hầu hết doanh nghiệp, khi họ có 10 đến 20 nhà cung cấp trực tiếp, khoảng hàng nghìn đơn vị cung cấp nguyên vật liệu gián tiếp và MRO (duy trì, sửa chữa và vận hành). Những chi phí “mềm” đi kèm với hoạt động MRO như thời gian tìm kiếm nguồn cung ứng, nhận báo giá, phê duyệt, tạo yêu cầu thanh toán, xuất hóa đơn… đôi khi cao hơn gấp đôi so với giá thành sản phẩm.

Quy trình thu mua thường là công việc phức tạp nhất đối với hầu hết doanh nghiệp.

Cơ hội để các doanh nghiệp tiết kiệm tổng chi phí mua sắm là trong hoạt động MRO. Có khoảng 45% chi phí cho MRO thường không nằm trong ngân sách chi tiêu ban đầu, đa phần đến từ những đơn hàng đặt gấp hoặc đơn cho những sản phẩm đã lâu hoặc chưa bao giờ được đặt mua.

Mặc dù các nhà cung cấp MRO luôn có lượng hàng lớn và được giao thường xuyên, nhưng những đơn đặt bất thường sẽ ngốn chi phí hơn nhiều. Kể cả đối với những đơn hàng đã nằm trong ngân sách, chi phí cũng sẽ bị “đội” lên khi có nhiều bên cùng đặt một lượng sản phẩm tương tự nhau từ các nhà cung cấp khác nhau.

Cũng theo bà Eileen Yap, quá trình thanh toán có thể kéo dài và dễ xảy ra sai sót. Vấn đề khó khăn nhất chính là cần có cái nhìn tổng quát về tổng chi phí của toàn bộ quy trình. Hơn nữa, phương pháp hợp nhất các nhà cung cấp sẽ giúp tiết kiệm chi phí là điều đương nhiên. Trường hợp nhiều mặt hàng có giá thành thấp sẽ khiến nhân viên thu mua mất nhiều thời gian để phân tích.

Bà Eileen Yap

Tương tự, phí lưu kho đã tăng lên nhiều lần và rất khó để xác định lý do của sự tăng giá này. Các kho có thể trở nên khó kiểm soát vì lượng hàng dư và tồn kho quá hạn sử dụng. Ước tính rằng chi phí liên quan đến hàng tồn kho không cần thiết chiếm đến 18% giá mua hàng.

Ngoài ra, một lượng lớn chi phí cho MRO, dù đã nằm trong ngân sách hay chi phí đột xuất, thường liên quan đến hoạt động duy trì dây chuyền sản xuất. Thời điểm ngừng hoạt động của máy móc thường là lúc bảo trì định kỳ hoặc lỗi thiết bị. Vậy nên, tạo ra kế hoạch bảo trì phù hợp và trữ hàng số lượng thích hợp trong kho sẽ tạo nên sự khác biệt trong chi phí. Có thể thấy, thiếu khả năng hiển thị sẽ là thách thức, đặc biệt khi máy móc có những lỗi khó phát hiện, không thể đoán trước được và doanh nghiệp cố gắng duy trì máy móc cũ hoạt động lâu ngày hơn.

Các giải pháp kỹ thuật số có thể hỗ trợ

Nhận định của bà Eileen Yap cho thấy, đại dịch không chỉ thúc đẩy việc đầu tư chuyển đổi số trong chuỗi cung ứng tại Việt Nam mà còn cho thấy được mức độ sẵn sàng của các dịch vụ có chi phí thấp và dễ dàng lắp đặt. Những giải pháp này nhanh chóng mang lại những cải thiện đáng kể về năng suất cũng như lợi nhuận.

RS Components (RS) đã thiết lập các danh mục mua sắm ở hình thức trực tuyến và dự trữ hơn 650.000 sản phẩm công nghiệp và điện tử đến từ 2.500 nhà cung cấp, đội ngũ bán hàng trực tuyến luôn hỗ trợ cùng 14 trung tâm phân phối trên thế giới, nhanh chóng ứng phó với khủng hoảng từ đại dịch COVID-19 gây ra đồng thời tiếp tục chứng minh RS là một đối tác đáng tin cậy.

Doanh nghiệp được hỗ trợ về quá trình triển khai và thay đổi trong quản lý quy trình.

Hơn nữa, các giải pháp và dịch vụ kỹ thuật số chuyên biệt trong quản lý chuỗi cung ứng đã tăng đáng kể trong năm vừa qua. Những nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ phân tích chuỗi cung ứng, xác định các vấn đề trọng điểm và đề xuất các giải pháp cho khách hàng để cải thiện hiệu quả và giảm thiếu chi phí. Các công cụ đơn năng cho đến các giải pháp dịch vụ tích hợp đa năng có thể được RS thiết kế phù hợp với nhu cầu và ngân sách cụ thể của từng khách hàng. Ngoài ra, RS còn tư vấn cho doanh nghiệp về quá trình triển khai và những thay đổi trong quản lý quy trình.

Trong đó, sẽ có những công cụ đơn giản hóa quy trình phê duyệt, tạo điều kiện thống nhất các nhà cung cấp, do đó sẽ tiết kiệm chi phí mua hàng, chẳng hạn như "PunchOut" - một tiện ích sẵn có để tích hợp chặt chẽ với hệ thống nội bộ eProcurement.

Về phần bảo trì, RS cung cấp các dịch vụ kỹ thuật hiệu chuẩn và quản lý độ tin cậy. Công ty cũng có thể tư vấn cách để xây dựng một chiến lược bảo trì dự đoán tốt nhất, bằng cách thu thập dữ liệu kế thừa, dữ liệu hiện chưa được khai thác và dữ liệu hoạt động của doanh nghiệp, rồi chuyển vào một nền tảng chung và phân tích.

Cuối cùng, các giải pháp sẽ được đưa ra thông qua việc sử dụng mạng lưới vạn vật kết nối (IoT) và điện toán đám mây để thu thập và lưu trữ dữ liệu, sau đó phân tích để hiểu chúng. Dù theo cách nào, việc giám sát tình trạng hoạt động và giám sát lỗi là cực kỳ quan trọng để đảm bảo các bộ phận và thiết bị phù hợp luôn có sẵn khi cần.

“Quy trình thu mua hợp lý giúp giảm chi phí mềm và hợp nhất các nhà cung ứng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng tồn kho sẽ giúp cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm thời gian nghỉ của máy móc cũng như hạn chế lãng phí tài nguyên. Các công cụ kỹ thuật số và giải pháp dịch vụ có thể mang đến những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp tăng mức độ hiện diện và khả năng thích ứng cho doanh nghiệp”, đại diện RS Components nhấn mạnh.