Chữ ký trước sau không giống!

Trong hồ sơ đăng ký kinh doanh (ĐKKD) có rất nhiều mục để khai. Cứ tưởng khai tên và ký tên là chuyện dễ làm nhất, hóa ra không phải! Chuyên viên xử lý hồ sơ thường phải đối chiếu rất kỹ các chữ ký trong đó. Rất nhiều hồ sơ phải chỉnh sửa, bổ sung vì chữ ký.

Ký phải như... in

Lỗi thường gặp nhất là chữ ký không thống nhất giữa các trang của điều lệ (thường có khoảng 30 trang). Nhiều người ký tên ở các trang đầu thì giống nhau, sau đó lại khác từ từ, đến trang cuối thì chữ ký không còn giống chữ ký ở trang đầu nữa. Giở khoảng 20 bộ hồ sơ của chiều 20-11, chúng tôi đã gặp đến ba bộ hồ sơ bị trả vì lý do này.

Cũng có trường hợp người đại diện doanh nghiệp (DN) ký trong giấy đề nghị đăng ký DN một kiểu chữ nhưng ký trong điều lệ kiểu khác. Phòng ĐKKD phân tích: Nhiều người cảm giác giấy này là tờ quan trọng nhất nên ký chữ đầy đủ, ví dụ chữ “Ngọc Thanh”, “Trang”, “Nguyên”, đến khi ký điều lệ, thấy phải ký nhiều chữ quá, thế là ký tắt còn Thanh, Tr, Ng... là không phù hợp.

Lại có trường hợp hồ sơ DN cần chỉnh sửa nhưng sau khi chỉnh sửa xong thì chữ ký trong bản mới khác chữ ký trong bản cũ, DN lại phải chỉnh sửa lần hai. Ví dụ, bộ hồ sơ của Công ty AP có “chữ ký của ông HXT trong hồ sơ nộp bổ sung ngày 11-xx không giống chữ ký trong hồ sơ nộp ngày 3-xx”.

Một chuyên viên Phòng ĐKKD cho rằng nhiều người lâu lâu mới phải ký tên một lần nên hay thay đổi chữ ký, ký run tay nên dễ sai biệt. Vì vậy khi ký hồ sơ nên tập trung chú ý và đừng thay đổi chữ ký.

Khai vốn phải khớp nhau

Đặc biệt, Phòng ĐKKD lưu ý có một số trường hợp “kỳ cục” khi người đại diện ký tên trên một tờ giấy và tờ đó chỉ có phần ký tên, trong khi các tờ trước đó (mang nội dung đăng ký) lại chừa trống rất nhiều. Chuyên viên ĐKKD cho biết có thể do DN khoán hết cho các đơn vị làm dịch vụ nên các đơn vị này đưa nhiều trang giấy trắng cho người thành lập ký sẵn, trang này chỉ có chữ ký và ghi rõ họ tên. Phần nội dung hồ sơ thì bên dịch vụ tự hoàn chỉnh sau, khỏi phải phiền khách hàng ký đi ký lại nhiều lần. Tuy nhiên, bộ hồ sơ như vậy thường bị xem là không hợp lý. Đặc biệt, người lập DN chịu rủi ro pháp lý rất cao khi “khoán” hết cho dịch vụ mà không kiểm soát nội dung đăng ký là gì.

Một sơ sót khác các DN thường gặp có liên quan đến đăng ký vốn góp. Các DN thường chỉ khai số vốn và tiến độ góp vốn trong giấy đề nghị và danh sách góp vốn mà quên khai trong bản điều lệ. Có lẽ do nhiều DN dùng luôn điều lệ mẫu (tải từ website về) rồi khai họ tên ở trang đầu, in ra, ký tên luôn mà quên đọc kỹ nội dung nên không phát hiện ra có một đoạn giữa trong điều lệ cần phải khai về vốn.

Nhiều hồ sơ có khai đầy đủ nhưng lại không khớp thông tin về số vốn giữa các tờ. Nhiều công ty TNHH, công ty cổ phần không ghi đủ ngày, tháng, năm trong phần khai thời hạn góp vốn, trong khi quy định bắt buộc khai rõ. Vậy là cũng phải chỉnh sửa hồ sơ.

Ghi đủ địa chỉ

Ngay cả những thông tin cơ bản mà DN khai về người đăng ký thành lập DN, thành viên, cổ đông cũng thường bị sai sót và phải chỉnh sửa.

Trong hồ sơ có nhiều mục khai “nơi đăng ký hộ khẩu thường trú”, “số, nơi cấp, ngày cấp chứng minh nhân dân (CMND)”. Các chuyên viên chia sẻ rất nhiều người khai báo hộ khẩu thường trú theo địa chỉ ghi trên giấy CMND của mình. Với người có CMND tại TP.HCM thì không sơ sót gì vì trên đó đã ghi đầy đủ thông tin, cứ ghi đúng theo CMND là được và nộp bản sao CMND. Tuy nhiên, rất nhiều trường hợp người ở tỉnh khác có địa chỉ ghi trên CMND bị thiếu tên xã. DN khai theo CMND, không có tên phường, xã thì hệ thống dữ liệu về ĐKKD sẽ báo lỗi không cho chuyên viên nhập hồ sơ. Trường hợp này, DN cần khai “nơi đăng ký hộ khẩu thường trú” đúng như trong hộ khẩu của mình và nộp bản sao hộ khẩu để Phòng ĐKKD có thể xác minh địa chỉ ghi trong hồ sơ là hợp lệ.

Chuyên viên ĐKKD lấy một số hồ sơ phải chỉnh sửa ra xem. Một hồ sơ khai địa chỉ của người đại diện có số nhà 9, tên đường H., sau đó là “thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa”, không có phường/xã, quận/huyện gì cả.

Một hồ sơ khác, Công ty Cổ phần HL đặt trụ sở ở địa chỉ “khu A75/... đường Bạch Đằng, quận Tân Bình” trong khi Luật DN quy định trụ sở phải có “số nhà, tên phố...”. Vì vậy Sở KH&ĐT yêu cầu chứng minh địa chỉ trên là có thực, bổ sung cụ thể số nhà, không chấp nhận đăng ký trụ sở với “Khu”.