Cỗ máy khổng lồ Google chạy “êm ru” chỉ nhờ một hệ thống quản lý đơn giản?

OKR là hệ thống đơn giản giúp một công ty tổ chức và thi hành những mục tiêu được đề ra. OKR bắt đầu từ những vị trí đứng đầu và di chuyển xuống chuỗi các vị trí lãnh đạo cấp thấp trong công ty. Google không phải là hãng phát minh ra hệ thống phân loại này. OKR bắt nguồn từ tập đoàn Intel. Và có nhiều công ty khác cũng sử dụng hệ thống quản lý tương tự. 

Cách đây vài năm, một thành viên của Google Ventures là Rick Klau từng có bài giới thiệu về cách vận hành của OKR. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một dự án khởi nghiệp và không sử dụng hệ thống tương tự như OKR thì bạn nên suy nghĩ lại. Hay nếu bạn làm việc cho một công ty lớn và công ty của bạn không sử dụng OKR thì đã đến lúc nên cân nhắc dùng tới nó. Thậm chí nếu sếp của bạn ghét áp dụng ý tưởng này thì bạn cũng nên áp dụng nó cho bản thân mình.

Dưới đây là nội dung được trang Business Insider trích từ bài thuyết trình của Klau, sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về cơ chế hoạt động đơn giản nhưng hiệu quả của OKR.

Nhà đầu tư vào Google- John Doerr đã hăng hái xây dựng hệ thống quản lý nội bộ OKR ngay từ khi Google chập chững bước vào làng công nghệ. Đây là trang slide ví dụ về một OKR của John Doerr. Nó gồm một mục tiêu hàng đầu và 3 kết quả then chốt theo sau.

Đây là ví dụ về một OKR được áp dụng cho một đội bóng chày. Vị trí Tổng quản lý có 2 mục tiêu gồm: Chiến thắng giải Super Bowl và đảm bảo chắc chắn mọi người sẽ đến xem các trận bóng.

Người quản lý sẽ giao mỗi mục tiêu này cho huấn luyện viên trưởng và trưởng bộ phận PR. Bạn có thể thấy, họ sẽ có những kết quả quan trọng riêng để đạt được mục tiêu được giao.

Và sau đó, thấp hơn vị trí huấn luyện viên, thậm chí chúng ta có thể thấy những cấp độ sâu hơn của hệ thống OKR. Huấn luyện viên muốn những tiền vệ của mình hoàn thành mục tiêu thi đấu nhất định như 200 yards mỗi trận. Tiếp theo, các điều phối viên sẽ tiếp tục triển khai OKR để thực hiện mục tiêu trên.

Vậy tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý này? Có 4 nguyên nhân được đưa ra gồm: Rèn luyện tính kỷ luật, truyền đạt mục tiêu chính xác, thiết lập những chỉ báo đo lường quá trình thực hiện và tập trung nỗ lực.

Sau đây là sơ đồ quá trình điển hình của OKR từ trên xuống dưới. Đầu tiên, CEO sẽ lập ra các mục tiêu, chúng sẽ được truyền xuống các bộ phận, sau đó là các nhóm và tiếp tục là đến từng nhân viên. Nó hoạt động tương tự như ví dụ OKR của đội bóng mà bạn đã tham khảo ở trên. 

Để xây dựng được những OKR cụ thể, cần có sự gặp nhau giữa ý kiến của nhân viên và những người quản lý. Nó cũng có thể xem là một dạng đàm phán. Nhân viên cho biết, tôi muốn làm việc X trong khi nhà quản lý nói tôi muốn anh làm việc Y. Họ sẽ gặp nhau tại một điểm giữa và hướng tới mục tiêu Z. 

Chu kỳ vận hành của OKR trong 1 năm, phân chia theo từng quý.

Sau đây là một vài điểm cơ bản khi áp dụng một OKR. Điều quan trọng nhất bạn cần nhớ là: Không được đặt ra quá nhiều kết quả then chốt. Điều bạn cần là 6 kết quả hoặc ít hơn, nếu không bạn sẽ rơi vào tình trạng bị dàn trải. Mỗi kết quả then chốt sẽ được phân loại vào cuối mỗi quý dựa trên thang điểm từ 0 đến 1. Mục tiêu của bạn là đạt mức 0,6-0,7. Nếu bạn đạt được 1, đồng nghĩa với bạn đã thiết lập một mục tiêu dễ dàng. Bạn sẽ có động lực phấn đấu cao hơn khi theo đuổi một mục tiêu khó khăn.

Còn đây là những sản phẩm sau cùng khi các OKR hoạt động: tất cả mọi người nỗ lực làm việc hướng tới cùng một kết quả, mọi hoạt động đều liên hệ tới mục tiêu và kết quả then chốt nhằm thúc đẩy tới công ty,…

Vậy làm cách nào để xây dựng được một OKR tốt? Điều quan trọng nhất chính là khiến nó luôn đo lường được. Đừng nói “Tôi muốn làm cho trang web đẹp hơn” mà hãy đưa ra con số định lượng “ Tôi muốn tăng mức độ gắn kết của độc giả lên 15%”. Khát vọng và tính định lượng kết quả là những yếu tố quan trọng của một OKR tốt.

OKR có chức năng khác nhau tùy thuộc vào vị trí thiết lập là cá nhân, nhóm làm việc hay mức độ công ty.

Với tư cách là người thuyết trình, Rick Klau cũng giới thiệu đến người xem những bản OKR của cá nhân anh. Trong khủng hoảng tài chính, mục tiêu của Google là tạo ra doanh thu từ những tài sản đã sở hữu. Quyết định của Google là Blogger có thể kiếm nhiều tiền hơn và vì vậy Klau đã đưa ra ý tưởng để tạo ra doanh thu cho Blogger.

Anh cũng muốn tăng lượng truy cập, vì vậy buộc phải nghĩ ra ý tưởng để thu hút người đọc nhiều hơn nữa.

OKR về cải thiện danh tiếng của Blogger

Tại thời điểm cuối quý, anh tiến hành đánh giá các kết quả đạt được. Nếu câu trả lời là có thì mức phân loại là 1 còn ngược lại là 0. 

Bạn có thể nhìn thấy ở đây anh tự cho mức điểm 0,3 khi kết quả khắc phục lỗi 404 của Blogger không như mong đợi.

Việc xếp hạng này chỉ nên mất một vài phút. Đừng lãng phí quá nhiều thời gian của bạn cho nó.

Một điều cũng khá quan trọng là hãy công bố những bản OKR của bạn. Nói với toàn công ty về chúng. Những nhân viên Google đều có thể thấy OKR của đồng nghiệp mình. Một kỹ sư của Google có thể nhìn thấy những bản OKR của Larry Page và ngược lại.

Dưới đây là cách thức vận hành của OKR theo dòng thời gian.