Một vài lưu ý về xây dựng và đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động chính là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với những người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Với tầm quan trọng như vậy, nội quy lao động được quy định cụ thể tại Bộ luật Lao động năm 2012. Cụ thể khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động quy định “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản”.

1. Nội dung nội quy lao động

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây (Khoản 2 Điều 119 Bộ luật lao động 2012 và Điều 27 Nghị định 05/2015/ND-CP):

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

- Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).

- An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

- Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.

- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

2. Trình tự và hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 120,121 Bộ luật lao động 2012 và Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP thì Nội quy lao động được đăng ký theo hồ sơ, trình tự như sau:

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký lao động gồm những văn bản sau:

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

+Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;

+ Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;

+ Nội quy lao động

- Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

- Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

3. Hiệu lực nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động.

Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Doanh nghiệp cần lưu ý trường hơp doanh nghiệp sử dụng trên 10 lao động mà không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thì doanh nghiệp sẽ bị phạt về hành vi vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất theo quy định tại Điều 15  Nghị định 95/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 08 năm 2013 về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng như sau (được sửa đổi bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP). Cụ thể

“1.Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết nội quy lao động ở những nơi cần thiết trong doanh nghiệp.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây: 

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; 

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh; 

c) Sử dụng nội quy lao động không được đăng ký hoặc đã đăng ký nhưng chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực”

Như vậy, để xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động đúng quy định của pháp luật lao động, người sử dụng lao động phải xây dựng nội quy lao động, nội quy lao động chỉ có giá trị pháp lý khi đã được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Đây là nội dung cần đặc biệt lưu ý vì hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp có nội quy lao động nhưng mang tính chất nội bộ, chưa được đăng ký đúng theo quy định của pháp luật lao động.

Theo Dương Tuyết Mùi, Phòng Chính sách Lao động Việc làm, Sở Lao động Thương binh và Xã hội Hà Nội