Ứng dụng hợp đồng điện tử: Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro?

Nhiều rủi ro tiềm ẩn

Tại diễn đàn quốc gia "Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và phát triển thương mại điện tử" ngày 15/10 tại Hà Nội, bà Lê Hoàng Oanh - Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương) nhấn mạnh, tại Việt Nam, sau sự thành công của chính sách phổ biến hóa đơn điện tử, với nền tảng hạ tầng công nghệ đã sẵn sàng, việc ứng dụng hợp đồng điện tử (HĐĐT) trong nền kinh tế Việt Nam sẽ đóng một vai trò tối quan trọng để hoàn thiện nền kinh tế số đầy đủ, giúp Chính phủ quản lý và phát triển hoạt động thương mại một cách hiệu quả và bền vững.

Các doanh nghiệp bên cạnh việc tiết kiệm chi phí, sẽ giải quyết được vấn đề chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp khi các hợp đồng vốn là nền tảng cơ bản của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ hiệu quả.

HĐĐT khi được ứng dụng hiệu quả sẽ tạo ra sự bùng nổ về giao dịch đa kênh, giúp người bán hàng, nhà cung cấp, nhà sản xuất, người tiêu dùng gắn kết với nhau nhanh chóng trong một mạng lưới dữ liệu hiệu quả. Đồng thời giúp minh bạch hóa thị trường, nền kinh tế, tránh thất thu thuế...

Tuy vậy theo bà Oanh, dù có nhiều lợi ích như vậy nhưng trong việc áp dụng HĐĐT vẫn có những rủi ro tiềm ẩn, cần tìm ra giải pháp hạn chế rủi ro trong HĐĐT không an toàn.

Những rủi ro có thể kể đến trong việc áp dụng HĐĐT như bảo mật thông tin, nguy cơ gian lận, tính toàn vẹn của hợp đồng hay việc mất mát dữ liệu hợp đồng. Hợp đồng thường chứa thông tin quan trọng như dữ liệu cá nhân hay tài chính, thoả thuận kinh doanh.

"Khi lộ lọt những thông tin như vậy các bên giao kết hợp đồng có thể đối mặt với rất nhiều hậu quả nghiêm trọng như lừa đảo, tổn thất tài chính hay tổn hại vị thế", Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số nhấn mạnh.

Cùng đó là những rủi ro pháp lý khi sử dụng HĐĐT không an toàn, không tuân thủ các quy định pháp luật như Luật Giao dịch điện tử hay an toàn thông tin. Nếu như HĐĐT không đáp ứng được các tiêu chuẩn này, có thể dẫn đến hợp đồng giữa các bên không được công nhận về mặt pháp lý.

Bảo mật an toàn giao dịch là vấn đề "sống còn"

Với tinh thần đồng hành và hỗ trợ, theo bà Oanh, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số luôn khuyến khích các doanh nghiệp, cơ quan quản lý và các tổ chức liên quan cùng tham gia xây dựng một hệ sinh thái số bền vững.

Ông Đỗ Kế Công - Giám đốc Trung tâm chữ ký số và hợp đồng điện tử, Tập đoàn Viễn thông Việt Nam (VNPT) thừa nhận, doanh nghiệp gặp phải nhiều thách thức khi áp dụng HĐĐT như chi phí, thủ tục phức tạp và thiếu sự chấp nhận từ các bên thứ ba như cơ quan thuế, kho bạc. Để khắc phục, VNPT đưa ra nhiều giải pháp cải tiến, chẳng hạn như loại bỏ phí khởi tạo chữ ký số và cung cấp các gói ký với chi phí linh hoạt chỉ từ 1.000 đồng mỗi lượt ký.

Ông Đỗ Quang Yên - Giám đốc Trung tâm Giải pháp C-SUITE CMC TS, Công ty TNHH Tổng công ty Công nghệ và Giải pháp CMC chia sẻ, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các hệ thống CRM, ERP, Big Data và AI để tối ưu hóa quy trình, tăng cường trải nghiệm khách hàng và chuyển đổi sang mô hình kinh doanh trực tuyến.

HĐĐT đóng vai trò “nút thắt cuối cùng” trong chuỗi chuyển đổi số, bảo đảm sự minh bạch và tự động hóa giữa các bên tham gia, từ khách hàng, đối tác đến quản lý nội bộ. Hệ thống C-Contract của CMC được thiết kế với các tính năng bảo mật như xác thực thời gian ký, danh tính người ký và tính toàn vẹn của hợp đồng, bảo đảm hợp pháp và an toàn cho các giao dịch trực tuyến.

Theo ông Trần Đăng Hòa - Chủ tịch công ty TNHH FPT IS, việc triển khai các giải pháp giao kết và xác thực điện tử là một xu hướng quan trọng và cần thiết tại Việt Nam, mang lại nhiều lợi ích trong việc thúc đẩy kinh tế số. Tuy nhiên, để các tổ chức và cá nhân có thể khai thác hiệu quả những giải pháp này, vấn đề an toàn và bảo mật trong giao dịch điện tử được đánh giá là yếu tố then chốt.

Từ năm 2020, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã áp dụng các giải pháp giao kết và xác thực điện tử nhằm tăng hiệu quả hoạt động, bao gồm việc sử dụng các công cụ như chứng thực điện tử, ký số, eKYC, xác thực danh tính và hợp đồng điện tử.

Các nền tảng và dịch vụ liên quan đến quản lý giao dịch đã được triển khai rộng rãi với mục tiêu đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và tuân thủ pháp lý cho các giao dịch từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp (B2B) và doanh nghiệp đến khách hàng (B2C). Các giải pháp này đã được ứng dụng đa dạng trong các lĩnh vực như thương mại, tài chính, ngân hàng, lao động và quản lý nội bộ.

Trong khi đó, ông Nguyễn Đăng Triển - đại diện Tổng Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) đề cao vai trò của chữ ký số và định danh xác thực trong việc bảo đảm an toàn và phòng ngừa gian lận trong giao dịch điện tử.

"Khi việc ký kết trên môi trường điện tử càng trở nên phổ biến thì chúng ta càng phải cẩn trọng hơn nữa. Việc sử dụng chữ ký số của đơn vị được cấp phép, có uy tín sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho khách hàng. Đặc biệt khi chữ ký số có đính kèm cả dấu thời gian và định danh eKYC tại thời điểm ký thì cả doanh nghiệp lẫn cá nhân tham gia ký kết tài liệu hay hợp đồng trên môi trường điện tử đều có thể yên tâm hơn cả bản giấy truyền thống", ông Triển nhấn mạnh.

Tại diễn đàn, các doanh nghiệp có chung đề xuất, cần đẩy mạnh hơn nữa các chính sách liên quan đến HĐĐT để giải quyết những khó khăn thực tế. Các doanh nghiệp mong muốn Chính phủ và các cơ quan chức năng sớm ban hành các văn bản liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật để HĐĐT có thể được chấp nhận bởi bên thứ ba cũng như tăng cường sự hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi để HĐĐT trở thành công cụ giao dịch phổ biến.