Xây dựng đội nhóm hiệu quả trong môi trường làm việc hiện đại: Doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu?

Hàng loạt thách thức trong quản lý đội nhóm

Cuộc khảo sát “Văn hóa của Đội nhóm Làm việc Hiệu quả cao” với 2.650 người trên toàn cầu của Dale Carnegie đã chỉ ra rằng, mặc dù 96% đội nhóm đạt được mục tiêu hiệu suất nhưng chỉ có 30% được đánh giá là làm việc hiệu quả cao. Điều này được nhận định không phải do sự hạn chế của công nghệ từ xa mà nằm ở quy trình làm việc và văn hóa tổ chức.

Cùng đó, các doanh nghiệp đang gặp phải những thách thức về cách duy trì hiệu suất và hiệu quả của các đội nhóm, đặc biệt trong bối cảnh làm việc kết hợp. Quy trình làm việc không hợp lý và văn hóa tổ chức yếu kém có thể làm giảm năng suất và bỏ lỡ những cơ hội phát triển.

Trong bối cảnh đó, để đội nhóm hoạt động tốt nhất, các tổ chức, doanh nghiệp cần tập trung vào bảy yếu tố then chốt:

Xác định mục đích và tầm nhìn rõ ràng: Các nhóm cần có mục tiêu rõ ràng, được chia thành các cột mốc cụ thể để dễ dàng theo dõi tiến trình.

Thu hẹp khoảng cách nhận thức giữa lãnh đạo và thành viên: Sự chênh lệch nhận thức giữa lãnh đạo và nhân viên về văn hóa tổ chức có thể gây ra sự thiếu đồng thuận.

Thấu hiểu nhu cầu của đội nhóm: Sự hài lòng của thành viên là yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự hợp tác và hiệu suất cao.

Giao tiếp hiệu quả: Giao tiếp cởi mở, minh bạch giúp đội nhóm hiểu nhau và tăng cường sự hợp tác.

Khả năng thích ứng và làm chủ: Tinh thần học tập liên tục và sự linh hoạt trong cách làm việc là chìa khóa để đối phó với những thay đổi không ngừng trong môi trường kinh doanh.

Hợp tác và liên chức năng: Khuyến khích các nhóm phản hồi xây dựng và hợp tác liên tục sẽ giúp tăng cường hiệu quả làm việc.

Công nghệ không thể thay thế văn hóa: Công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế cho sự gắn kết văn hóa và tinh thần đồng đội.

Cần có mục đích và tầm nhìn rõ ràng

Chìa khóa để định hướng và thúc đẩy động lực. Mục đích và tầm nhìn của đội nhóm không chỉ giúp định hướng công việc mà còn là nguồn động lực quan trọng. Khi các thành viên hiểu rõ mục tiêu chung, họ sẽ có trách nhiệm hơn và tự do hơn trong việc tìm kiếm các giải pháp sáng tạo. Đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa, sự tự chủ và trách nhiệm cá nhân càng trở nên cần thiết.

Thu hẹp khoảng cách nhận thức

Nghiên cứu của Dale Carnegie cũng cho thấy sự chênh lệch lớn giữa nhận thức của lãnh đạo và nhân viên về văn hóa tổ chức. Trong khi 73% lãnh đạo cho rằng tổ chức của họ có văn hóa tốt thì chỉ 48% nhân viên đồng ý với điều này. Sự khác biệt này có thể làm suy giảm lòng tin và tôn trọng lẫn nhau. Để khắc phục, các nhà lãnh đạo cần lắng nghe và hiểu quan điểm của nhân viên trước khi đưa ra quyết định.

89% đội nhóm có hiệu suất cao cho biết họ rất hài lòng với công việc và đội nhóm của mình. Khả năng hợp tác, tham gia nhóm và tin tưởng lẫn nhau là những yếu tố dẫn đến sự hài lòng này. Để duy trì sự hài lòng, các nhà lãnh đạo cần tạo môi trường trao quyền, khuyến khích các thành viên phát triển kỹ năng và kiến thức.

Trong bối cảnh môi trường làm việc thay đổi liên tục, các đội nhóm cần cam kết học hỏi liên tục để có thể thích ứng và làm chủ các kỹ năng mới. Trao quyền cho nhân viên là cách để họ cảm thấy tự tin hơn trong việc đóng góp vào thành công của đội nhóm.

Sự hài lòng của đội nhóm không chỉ giúp tăng cường hiệu quả làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực. Khi các thành viên cảm thấy hài lòng, họ sẽ có động lực làm việc hơn và sẵn sàng đóng góp nhiều hơn cho đội nhóm.

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả có nghĩa là trình bày rõ ràng và minh bạch mà thông điệp luôn hướng đến người nghe, cùng với giọng điệu, phong cách, tần suất và kênh trao đổi phù hợp.

Bên cạnh đó, khuyến khích các giao tiếp cởi mở và hai chiều để tiếp nhận những phản hồi có giá trị, có sự hiểu biết lẫn nhau và hợp tác liên tục là một yếu tố thành công khác. Tuy nhiên thực tế cho thấy, các lãnh đạo nên hiểu rằng, văn hóa của tổ chức hiện tại sẽ quyết định sự giàu có và chiều sâu của những phản hồi.

Tăng khả năng thích ứng, làm chủ

Sự thích ứng làm chủ môi trường là một cam kết đòi hỏi các đội nhóm cam kết học tập trọn đời để ứng phó với môi trường chuyên nghiệp luôn thay đổi, chẳng hạn như sẵn sàng thử những cách làm việc mới theo cách thức chia sẻ công việc hay làm việc linh hoạt theo dự án.

Cam kết kiến tạo các cơ hội phát triển liên tục phải là một phần của văn hóa tổ chức. Trao quyền là chìa khóa quan trọng. Các thành viên trong đội nhóm cần cảm thấy họ có những kỹ năng cần thiết và được phép hành động cũng như đóng góp một cách hiệu quả cho thành quả công việc chung và cho kết quả công việc của đồng nghiệp.

Hợp tác và liên chức năng

Hiện nay, hầu hết mọi người đều làm việc với cùng một nhóm người hàng ngày và báo cáo cho cùng một quản lý. Trên thực tế, theo nghiên cứu của Dale Carnegie, tần suất tương tác giữa các thành viên trong đội nhóm giảm đi thì hiệu quả đội nhóm cũng giảm.

Lãnh đạo cần nuôi dưỡng một môi trường phản hồi mang tính xây dựng, công nhận lẫn nhau và cùng phát triển, nơi các thành viên có thể thoải mái bày tỏ mối lo ngại về khối lượng công việc của họ và của những người khác.

Điều quan trọng là phải đánh giá lại văn hóa đội nhóm và tự hỏi: "Văn hóa đội nhóm của chúng ta có tạo điều kiện và cơ hội cho mọi người phát huy hết tiềm năng của họ, dù họ làm việc từ đâu ở bất cứ nền tảng nào không?" Nếu câu trả lời là không, chúng ta cần tái định nghĩa cách các đội nhóm tương tác để đạt thành công trong môi trường làm việc kết hợp nhiều cách thức khác nhau.

Công nghệ không thay thế cho văn hóa

Công nghệ là yếu tố cần thiết để thúc đẩy hiệu quả làm việc trên quy mô lớn nhưng không phải là sự thay thế cho văn hóa và động lực của đội nhóm.

Mặc dù ủng hộ tốc độ giao tiếp bằng công nghệ, nhưng nghiên cứu của Dale Carnegie cho thấy cá nhân thành viên trong đội nhóm thường ít ưa thích những nền tảng như Slack và Zoom hơn các nhà quản lý và lãnh đạo (và quản lý lại ít ưa thích hơn các nhà lãnh đạo).

Chiến lược công nghệ liên kết chặt chẽ với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị bản sắc riêng của tổ chức giúp đảm bảo tổ chức có chiến thuật và hoạt động được thiết kế để tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp và hỗ trợ các mục tiêu tổng thể của tổ chức, phù hợp với văn hóa mong muốn.

Điều này không chỉ yêu cầu cơ hội đào tạo chi tiết, liên tục đánh giá việc triển khai công nghệ mới và sự phù hợp trong mỗi tổ chức mà còn bao gồm cơ hội tập trung vào cải tiến liên tục của văn hóa tổ chức nói chung.

Ông Joe Hart, Chủ tịch và Giám đốc điều hành, Dale Carnegie nhấn mạnh: "Văn hóa tăng trưởng có sức mạnh biến tính hiệu quả cao trở thành bản chất cho đội nhóm. Trong bối cảnh làm việc kết hợp linh hoạt hiện nay đã tạo ra cả thách thức và cơ hội cho các lãnh đạo. Làm việc từ xa có thể nâng cao năng suất, sự hài lòng nhưng không thể thay thế được giá trị của mối quan hệ xã hội hay sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống".

Do đó, các tổ chức ưu tiên văn hóa đồng cảm, trách nhiệm, tin tưởng và công nghệ hỗ trợ sẽ duy trì lợi thế cạnh tranh, khai thác các quan điểm đa dạng cần thiết cho sự đổi mới cũng như tạo ra các nhóm có hiệu quả cao.