Phần mềm quản lý nhân sự: Giải pháp nâng cao trải nghiệm nhân viên

Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ và thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, việc

Cải thiện trải nghiệm nhân viên trở thành yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đi tiên phong và tạo ra sự khác biệt.

Theo một nghiên cứu của Qualtrics trong năm 2021, sự thành công của công ty và độ an toàn của vị trí làm việc là những yếu tố then chốt đối với nhân viên. Nhân viên mong muốn sự bảo đảm và chắc chắn về: Quá trình thăng tiến trong tương lai, mực phát triển bền vững của công ty mà họ sẽ cống hiến, mức thù lao xứng đáng với công sức và trình độ của họ

Nghiên cứu cũng cho thấy rằng Lương và Phúc lợi là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc nhân viên có muốn gắn bó lâu dài hay không. Tuy nhiên, chỉ có khoảng 57% nhân viên thực sự hài lòng với mức lương và phúc lợi của mình, điều này cho thấy rằng các doanh nghiệp cần phải chú ý hơn và không ngừng cải thiện trải nghiệm nhân viên.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để cải thiện trải nghiệm nhân viên

Tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và onboarding

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và tự động hóa quá trình tuyển dụng và onboarding, giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp cận và nắm bắt thông tin công việc. Một ví dụ điển hình là Grove HR - một phần mềm quản lý nhân sự hiện đại và đáng tin cậy, có các tính năng nổi bật như:

Bảng theo dõi tiến trình onboarding: Hiển thị tiến trình hoàn thành việc onboarding của nhân viên mới, giúp HR theo dõi và hỗ trợ kịp thời.

Quy trình tuyển dụng: Cho thấy tổng quan số ứng viên ở từng giai đoạn của quy trình tuyển dụng, giúp HR đánh giá và phân loại ứng viên theo kĩ năng, kinh nghiệm, v.v…

Mẫu tiến trình công việc: Hướng dẫn nhân viên mới các bước cần làm khi onboarding, giảm thời gian và công sức của HR.

Onboarding tự động: Tự động hóa các công việc onboarding như gửi email chào mừng, tạo tài khoản, phân quyền, v.v…, giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và làm việc hiệu quả.

Cải thiện giao tiếp nội bộ

Sau khi đại dịch COVID-19 bùng phát, hầu hết các doanh nghiệp đang dần áp dụng chính sách làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc từ xa. Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể tạo ra các kênh giao tiếp chuyên biệt cho từng nhóm, dự án, hoặc chủ đề, giúp trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả.

Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng như chat, video call, hoặc screen share để hỗ trợ nhau trong công việc. Grove HR, cũng như các phần mềm quản lý nhân sự khác như BambooHR hay Zenefits, tích hợp hệ thống giao tiếp nội bộ, giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin, trao đổi kinh nghiệm và giải quyết vấn đề công việc một cách hiệu quả.

Nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển kỹ năng

Thông qua việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc, xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với nhu cầu cá nhân và tổ chức, phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên.

Đánh giá và phản hồi hiệu quả từ nhân viên

Một số phần mềm quản lý nhân sự có tích hợp tính năng thu thập phản hồi, thăm dò ý kiến và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên, từ đó giúp nhà quản lý nhân sự và doanh nghiệp hoạch định được các chiến lược phù hợp.

Các tính năng chính hỗ trợ cải thiện trải nghiệm nhân viên

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên, nơi họ có thể truy cập và cập nhật thông tin cá nhân, đặt và theo dõi mục tiêu công việc, tham gia các khóa đào tạo và phát triển kỹ năng, và nhận được phản hồi và góp ý từ cấp trên. Các tính năng chính của phần mềm quản lý nhân sự gồm có:

Quản lý thông tin nhân viên

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin cá nhân và hồ sơ nhân viên, từ thông tin liên hệ, học vấn, kinh nghiệm làm việc, đến thông tin về chế độ đãi ngộ và phúc lợi.

Đánh giá hiệu suất công việc và quản lý mục tiêu

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất công việc và quản lý mục tiêu của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Grove HR cung cấp các công cụ để doanh nghiệp xây dựng và theo dõi mục tiêu cá nhân, đánh giá hiệu suất công việc, từ đó đưa ra định hướng và lộ trình phát triển phù hợp và kịp thời cho từng nhân viên, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển bền vững.

Quản lý đào tạo và phát triển kỹ năng

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý đào tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên một cách hiệu quả. Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể tạo ra các khóa học trực tuyến, gán nhiệm vụ, kiểm tra và đánh giá kết quả đào tạo của nhân viên.

Bạn cũng có thể theo dõi tiến trình và mức độ hoàn thành các khóa học của nhân viên, gửi phản hồi và gợi ý các khóa học phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của từng nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự cũng giúp bạn xây dựng một nền tảng kiến thức chung cho toàn bộ tổ chức, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

Employee self-service

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép nhân viên có thể tự kiểm tra tình trạng lương thưởng của mình, tự xem được số lần nghỉ phép và các quyền lợi của mình, hay thậm chí là truy cập và cập nhật, thay đổi một số thông tin cơ bản.

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp

Xác định nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp

Trước khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của mình, từ việc cải thiện trải nghiệm nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc, đến việc phát triển năng lực nhân sự và cạnh tranh trên thị trường.

So sánh các sản phẩm và dịch vụ trên thị trường

Doanh nghiệp cần so sánh các sản phẩm và dịch vụ trên thị trường, từ tính năng, giao diện, hỗ trợ khách hàng, đến chi phí sử dụng, để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất. Grove HR là một lựa chọn đáng cân nhắc, khi chỉ cần đăng ký sử dụng Grove HR là đã có thể sử dụng gói miễn phí với hơn 30 tính năng cho công ty có dưới 50 nhân viên, trong khi các phần mềm khác như Base, Misa, Fast HRM, v.v. chỉ cung cấp thử nghiệm từ 14 đến 30 ngày.

Chú ý đến tính bảo mật và tuân thủ pháp luật

Doanh nghiệp cần xem xét tính bảo mật và tuân thủ pháp luật của phần mềm quản lý nhân sự trước khi sử dụng, đảm bảo thông tin cá nhân và hồ sơ của nhân viên được bảo vệ an toàn và không bị rò rỉ.

Bảo mật dữ liệu nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự cần bảo vệ các thông tin cá nhân và hồ sơ của nhân viên. Phần mềm cần có các tính năng như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, sao lưu và khôi phục dữ liệu, bảo vệ chống virus và hacker… Bạn cần kiểm tra các chứng nhận bảo mật và chính sách bảo mật của phần mềm.

Tuân thủ pháp luật: Phần mềm quản lý nhân sự cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý nhân sự, như luật lao động, luật thuế, luật bảo hiểm xã hội… Phần mềm cần có khả năng cập nhật thường xuyên các thay đổi trong pháp luật và áp dụng chúng vào các tính năng của phần mềm. Bạn cần kiểm tra xem phần mềm có tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý của Việt Nam và có giấy phép hoạt động hợp pháp hay không.

Đánh giá dịch vụ chăm sóc khách hàng từ nhà cung cấp

Việc đầu tư, sử dụng hay chuyển đổi phần mềm nhân sự có thể được xem là một quyết định mang tính lâu dài đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá hỗ trợ và dịch vụ khách hàng từ nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự, để đảm bảo nhận được sự hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.

Đã đến lúc doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chưa?

Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc cải thiện trải nghiệm nhân viên, từ việc tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và onboarding, tăng cường giao tiếp và hỗ trợ giữa các bộ phận, đến việc nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển kỹ năng.

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm nhân viên và phát triển doanh nghiệp. Doanh nghiệp thông minh sẽ đầu tư sớm vào phần mềm quản lý nhân sự để cải thiện trải nghiệm của nhân viên, tạo ra lợi thế cạnh tranh và sự khác biệt.

Bằng cách sử dụng công nghệ để kết nối, trao quyền và mang đến trải nghiệp tuyệt vời cho nhân viên, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một văn hóa đổi mới và sáng tạo. Từ đó, thu hút được nhiều nhân sự tài năng.