Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Bạn đọc có email TienMinhXX@gmail.com gửi email đến Văn phòng Tư vấn pháp luật Báo Doanh nghiệp Việt Nam hỏi: Công ty tôi là công ty cổ phần. Khi các cổ đông đăng ký mua cổ phần đã cấp sổ đăng ký cổ đông. Xin hỏi sổ đăng ký cổ đông có bắt buộc lưu tại trụ sở chính của công ty không? Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Luật gia Cấn Thị Phương Dung, công ty Luật TNHH YouMe trả lời:

Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Khoản 3 Điều 121 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về sổ đăng ký cổ đông như sau:

3. Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Như vậy, theo quy định pháp luật, sổ đăng ký cổ đông không bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính, có thể lưu giữ tại địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty hoặc tại Trung tâm lưu ký chứng khoán. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như pháp luật trích dẫn trên

Tư vấn pháp luật.

Chuyên mục được thực hiện với sự hỗ trợ từ Công ty Luật TNHH YouMe

Để được tư vấn và nhận được sự trợ giúp của Phòng Tư vấn pháp luật, bạn đọc có thể liên lạc với Phòng Tư vấn pháp luật qua: Điện thoại: 0966770000 Email: hotrodoanhnghiep@doanhnghiepvn.vn hoặc trực tiếp tại tòa soạn Tạp chí Điện tử Doanh nghiệp Việt Nam (Phòng A125, 37 Hùng Vương, phường Điện Biên, quận Ba Đình, Hà Nội). Hoặc trực tiếp tại trụ sở Công ty Luật TNHH YouMe (Tầng 3, số 33 Giang Văn Minh, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội) vào giờ hành chính tất cả các ngày trong tuần trừ thứ 7 và Chủ nhật.