Kỹ năng xây dựng mối quan hệ: Đừng tấn công sẽ không lo phòng thủ

Trong một bài viết trên Inc., cây bút Jeff Haden mô tả về một tình huống như thế này: Bạn làm điều gì đó sai, sơ xuất hoặc mắc lỗi khiến đối phương cảm thấy thất vọng, bực bội. Họ có thể giận sôi lên khi bạn vừa xuất hiện: "Bạn là một người tồi tệ. Bạn đến trễ 20 phút. Bạn là người vô ý thức nhất tôi từng biết!".

Khi chuyện đó xảy ra, chúng ta thường không nghe về cái phần "trễ 20 phút". Chúng ta chỉ nghe thấy "tồi tệ", "vô ý thức nhất tôi từng biết". Rồi chúng ta "bật" cơ chế phòng thủ lên. Chúng ta không phản ứng bằng cách nói về chuyện hiện tại, mà chúng ta nói về những lần chúng ta đúng giờ. Chúng ta nói về những lần đối phương đi trễ và chúng ta đã không hề bực bội như vậy.

Kết quả là, một cuộc tranh luận lẽ ra là về một hành vi cụ thể (đến trễ) đã biến thành một cuộc chỉ trích, đánh giá về bản chất của chúng ta và của đối phương (vì đã chỉ trích chúng ta quá đáng).

Nói chung, kết quả này luôn xấu, và mối quan hệ đó có nguy cơ không bền vững.

Theo John Gottman – tác giả cuốn The Science of Trust : Emotional Attunement for Couples (tạm dịch: Khoa học về lòng tin: Sự hòa hợp cảm xúc cho các cặp đôi), bắt đầu với một sự tấn công sẽ ít dẫn đến kết quả là sự tiếp thu thoải mái hoặc sự thấu cảm.

Hay nói rộng ra là: tấn công người khác sẽ khiến họ phòng thủ, và nhiều khả năng là họ sẽ không thực sự muốn lắng nghe điều bạn muốn nói. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, một đối tác, hoặc một người bạn, và bạn muốn đối phương phải lưu tâm và thậm chí muốn thay đổi hành vi của họ, sự tấn công như vậy sẽ không bao giờ mang lại kết quả.

Vậy bạn nên làm gì? Hãy rèn luyện kỹ năng xây dựng mối quan hệ bền chặt theo 4 bước dưới đây:

1. Xem vấn đề là của mình

Chắc chắn là, anh ta/cô ta hiếm khi nào đúng giờ. Nhưng điều đó rõ ràng là không làm đối phương phiền hà. Nếu không thì họ đã không thường xuyên đến trễ. Hành vi của họ gây phiền hà cho bạn!

Nếu xem điều xảy ra như là vấn đề của mình, bạn sẽ không dễ "phát điên" và sẽ có cách tiếp cận mang tính xây dựng hơn. Thay vì nói "Bạn cần phải thay đổi điều này!", bạn sẽ nghĩ "Cách tốt nhất để tôi cải thiện tình trạng này là gì?".

Khi làm như vậy, một cách tự nhiên, bạn sẽ tự cải thiện mình.

2. Tập trung vào một hành vi cụ thể

Sự thật là việc thường xuyên trễ giờ không thể biến một người thành người tồi tệ. Sự trễ nải không phải là một khiếm khuyết trong tính cách. Nó chỉ là một hành vi.

Vì vậy, đừng bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nói về tính cách. Hãy nói về những gì đang diễn ra, nói về kết quả, nói một cách bình tĩnh về việc hành vi đó khiến bạn cảm thấy thế nào. Chẳng hạn: "Khi bạn đến trễ, điều đó khiến tôi cảm thấy tôi không quan trọng với bạn".

Tương tự, trong môi trường làm việc, đừng nói "Bạn lại trễ giờ. Bạn có thể nào lười biếng hơn như vậy được không?". Thay vào đó, hãy góp ý: "Bạn trễ 10 phút, điều này có nghĩa là cả nhóm không thể bắt đầu buổi họp trong suốt khoảng thời gian đó". Khi đó, bạn tập trung vào hành vi và nêu bật hệ lụy xảy đến cho công việc.

Hãy tập trung vào hành vi, chứ không phải là vào con người. Một hành vi không tạo nên một con người.

3. Tránh sự leo thang

Mọi người đều chỉ thoải mái khi nghe về những điều họ làm đúng. Không ai cảm thấy thoải mái khi được nghe về những việc họ làm sai.

Theo Gottman, khi xảy ra mâu thuẫn, tỷ lệ giữa tương tác tích cực và tương tác tiêu cực trong những mối quan hệ bền vững thường ở mức 5 trên 1. Đối với các cặp đôi có xu hướng ly hôn, tỷ lệ này thường là 0,8 trên 1 hoặc ít hơn.

Nhưng cần lưu ý, tỷ lệ này là 5 trên 1 chứ không phải 5 trên 0. Nghĩa là tương tác tiêu cực là chuyện bình thường. Nếu gặp rắc rối với một hành vi nào đó, chúng ta phải nói ra. Tuy nhiên, hãy tránh gây ra sự leo thang, vì khi đó, những điều tiêu cực sẽ xảy đến.

Nói về những điều tích cực là một cách để bạn ngầm khẳng định những điều mình mong mỏi được nhìn thấy. Và bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để được người khác lắng nghe và quan tâm về những điều bạn nói.Hãy nói với người khác về những điều họ đã làm tốt. Nói về cách bạn cảm nhận, hoặc cách mà những hành vi họ làm đã tạo hiệu ứng tích cực ra sao cho công việc.

4. Chấp nhận rằng có những điều sẽ không thay đổi

Thật dễ dàng để sếp tập trung vào một hành vi khó chấp nhận của một nhân viên và bỏ qua chuyện anh ta là một kỹ sư tuyệt vời.

Theo Gottman, trong các vấn đề thường xuyên gây "tái bất đồng" giữa các cặp đôi, chỉ có 31% là vấn đề có thể giải quyết được, 69% còn lại là không thể giải quyết.

Với nhân viên, hành vi mà bạn không thể chấp nhận hiếm khi thuộc kỹ năng mà thường liên quan đến sự giao tiếp, tác phong và thái độ làm việc. Trong trường hợp đó, hãy xác định rõ đâu là những hành vi bạn không thể "đội trời chung" và loại trừ những chúng ra khỏi đội ngũ.

Với một mối quan hệ cá nhân, có nhiều hành vi có thể bạn không thích, nhưng nếu bạn lùi lại một bước để xem xét bức tranh toàn cảnh, bạn thường sẽ nhận thấy mình hoàn toàn có thể chấp nhận được nó (thậm chí còn có thể đánh giá cao nó nữa).

Còn đối với những người mà bạn cảm thấy không thể "đội trời chung"? Không sao cả, miễn sao bạn chắc chắn rằng mình đã tập trung vào toàn bộ con người họ, chứ không phải là chỉ vào một hành vi nào đó mà họ sẽ không bao giờ thay đổi.