Làm việc gì khó đã có quy tắc 10-80-10: Chỉ cần chuẩn bị 4 điều này, chắc chắn các "boss" không phải lo "cân" team

Bạn đang ấp ủ một dự án mới –  và đó là một vụ làm ăn lớn, một hướng đi mới mà chắc chắn công ty bạn lần này sẽ thiết lập được hoặc tái khẳng định vị thế trên thị trường.

Cảm giác riêng của bạn có hơi chút choáng ngợp, hoang mang...

Bạn biết đấy, nhắc đến khả năng lãnh đạo là nhắc tới một "khái niệm" không dành cho người yếu tim. Ngay cả sau ngần ấy năm làm việc thì một dự án mới, một sự kết hợp mới vẫn khiến tôi cảm thấy có đôi chút hào hứng xen lẫn với sự lo lắng bởi tôi phải đánh đổi khá nhiều: tiền bạc, thời gian, danh dự của chính mình.

Đó là lý do tại sao hôm nay tôi sẽ bàn về chu trình dự án, cách đơn giản hóa việc quản lí, và tập trung năng lượng của bạn vào những khoảng thời gian quan trọng nhất khi mà khả năng lãnh đạo được thể hiện mạnh mẽ: đầu và cuối chu trình làm một dự án.

Tôi gọi đó là quy tắc 10-80-10. Bạn tập trung 100% sự cố gắng của bạn khi bắt đầu và kết thúc một dự án nào đó, và hơn hết, hãy để cho nhân viên của mình kiểm soát nó còn bạn thì không cần can thiệp quá thường xuyên đâu. Tôi đã điều chỉnh nó cho phù hợp, từ một nguyên tắc gốc có tên Pareto (80% kết quả đến từ 20% sự đầu tư của bạn vào công việc) .

Khả năng lãnh đạo có thể sẽ dẫn team của bạn chạm đến thành công hoặc cũng có thể khiến bạn trở nên lạc lối mà không có trong tay định hướng cụ thể và việc đi về đâu, đi tiếp như thế nào sẽ chỉ còn là một khái niệm mơ hồ.

Để khỏi phải lạc lối trong việc chạm tới mục tiêu riêng của bản thân, bạn cần chuẩn bị 4 thứ sau: tầm nhìn, định hướng, sự sáng tạo và biết cách trao đi quyền lợi.

Tầm nhìn

Bạn thấy được những điều gì? Tại sao dự án này lại quan trọng đến vậy? Dự án này có thể giúp bạn đạt được những gì? Làm thế nào nó có thể mang lại lợi ích cho công ty hoặc cho những mục tiêu lớn hơn? Và, những thành viên trong team mà bạn cần đang ở đâu?

Tôi muốn nhấn mạnh điều cuối cùng bởi vì nhiều người chú trọng những điều trên quá nên quên không nghĩ đến những người sẽ đồng hành với mình khi họ suy nghĩ về ý tưởng. Nếu các thành viên trong team không hiểu rõ vai trò của mình thì làm sao họ có thể cảm thấy mình xứng đáng được đầu tư? Nếu họ không thấy mình trong bức tranh tổng thể thì chứng cứ đâu để họ tin tưởng? Hãy tin tôi, dự án của bạn sẽ tiến xa hơn nếu bạn tìm đúng người.

Định hướng

Khi đã xác định được tầm nhìn, điều bạn cần nghĩ tiếp theo là những hướng đi cụ thể. Các thành viên trong team có thể được một ý tưởng truyền cảm hứng, nhưng họ chỉ trở nên tự tin khi có những định hướng cụ thể. Chính vì vậy, nhiều nhà lãnh đạo không thể đưa ý tưởng của mình đi được xa. Bởi lẽ, họ có tầm nhìn nhưng họ không biết hoặc không chỉ ra được những điều cần thiết để đạt được mục đích đó.

Thomas Edison đã từng nói: "Giá trị của một ý tưởng nằm ở cách bạn sử dụng nó". Đừng để ý tưởng của bạn bị trì hoãn vô thời hạn một cách vô phương cứu chữa mà hãy biến nó thành hiện thực.

Sự sáng tạo

Khi tôi đưa ra hướng đi cụ thể nhưng không chỉ dẫn từng bước, tức là đang để dành cơ hội cho sự sáng tạo. Các thành viên trong team cũng cần phải biết cái đích cần tới, ai là người chỉ dẫn ở từng giai đoạn, khi nào thì tới deadlines, những gì họ có sẵn và những hạn chế nào (nếu có) mà bạn đặt ra.

Tuy nhiên, cách họ chạm đến điểm kết thúc không phải là vấn đề cần được đề cập. Sở dĩ, giai đoạn đầu tiên của dự án luôn là giai đoạn mà sự sáng tạo được thể hiện rõ nhất. Một khi bạn đã nắm bắt được cốt lõi của dự án thì 80% sự sáng tạo sẽ làm cản trở tiến trình công việc. Nhưng khi mới bắt đầu, hãy để trí tưởng tượng làm việc hết sức. Ý tưởng hay nhất không chỉ xuất hiện, mà biết đâu nó còn đi xa cùng bạn trong suốt sự nghiệp.

Sẵn sàng trao quyền lợi

Nhiều nhà lãnh đạo thường quá tỉ mỉ trong từng công việc, và họ sẽ nhanh chóng nhận ra rằng điều đó đang làm chậm tiến trình công việc, làm giảm sự sáng tạo và sự tự tin của mọi người.

Hãy cho team của bạn những công cụ họ cần: tài liệu, sự đào tạo, những nghiên cứu, thời gian và tiền bạc. Vị tướng George S. Patton từng có một tuyên bố nổi tiếng khi ông đã chỉ huy đánh bại Pháp, rằng: "Hiện tại khó khăn chính của chúng ta không phải là người Đức, mà là xăng. Nếu có đủ xăng, tôi có thể đảm bảo mình sẽ đến được Berlin." Hãy tiếp nhiên liệu cho những người đồng nghiệp của họ để họ toàn tâm toàn ý vào công việc.

Tôi phải thừa nhận: làm như vậy không dễ. Sau cùng, tôi đã học được rằng: cố gắng để bao quát một dự án mới là quá khó khăn, phức tạp và thậm chí gây bực bội. Trong suốt giai đoạn giữa của dự án, từ một người quản lý dự án, tôi chuyển sang làm người "cổ vũ" chính. Giai đoạn này khá là lộn xộn, đầy những thất bại, những chướng ngại khiến ta chùn bước và thậm chí phải tìm những hướng đi mới. Và tôi ở đó để vực lại tinh thần cho cả team, mang lại nhiệt huyết, truyền lửa để mọi người cùng nhau tiếp tục cố gắng.

Tất thảy, mọi nỗ lực sẽ đưa chúng ta đến giai đoạn cuối của dự án. Giờ là lúc để bạn – những người lãnh đạo sáng suốt, củng cố lại vị trí của mình trong team.

Đóng góp ý kiến

Luôn có một lý do để bạn trở thành một nhà lãnh đạo. Cuộc sống luôn đầy rẫy những khó khăn, thử thách nhưng bạn vẫn kiên trì theo đuổi thành công, học hỏi cả từ sự thành công và thất bại của những người khác. Chính kinh nghiệm đã cho bạn sự khôn ngoan và thấu hiểu để sự sáng tạo được nâng cao hơn nữa.

Thừa nhận đóng góp

Luôn nắm bắt cơ hội để ca ngợi và chúc mừng đồng nghiệp của bạn khi họ đạt được thành tích trong công việc. Sự thừa nhận của bạn là minh chứng cho những nỗ lực của họ, thúc đẩy họ tiếp tục phát triển, truyền cảm hứng để họ đóng góp nhiều hơn cho công ty, chưa kể bạn sẽ nhận được nhiều hơn những sự tôn trọng từ mọi người như là một người lãnh đạo tốt.

Tìm kiếm thêm cơ hội

Tôi đã làm việc nhiều năm để tạo ra những bài học cho câu lạc bộ Maximum Impact Club của tôi, tích lũy chúng thành một thư viện với hàng trăm các bản ghi âm. Một ngày nọ, một cộng sự đã đưa ra ý tưởng về việc bán 100 bài giảng hàng đầu của tôi. 

Tôi phải thú nhận: Tôi đã từng chế giễu ý tưởng đó. Ai muốn nghe tôi nói lâu như vậy? Nhưng cô ấy đã thuyết phục tôi bằng cách khác, và cô ấy đã đúng. Những bản thu đó đã tạo ra khoảng 1 triệu USD. Một cánh cửa chắc chắn sẽ mở ra nếu bạn vận dụng sự sáng tạo của mình vào cuộc sống. Phía trước kia sẽ còn bao nhiêu cánh của khác nữa mà bạn chưa biết đến?

Hãy nhớ rằng: Không có cơ hội kinh doanh nào thực sự bị mất đi. Chỉ khi bạn không nhìn thấy nó, đối thủ của bạn chắc chắn sẽ tìm thấy nó trước bạn.

Hãy khắc ghi quy tắc 10-80-10 vào trong tâm trí và hãy để nó chỉ đường cho bạn, chắc chắn bạn sẽ chạm vào thành công nếu nỗ lực thực sự. 

Nên đọc