Những lưu ý với doanh nghiệp khi viết hóa đơn

Theo Pháp lý khởi nghiệp, khi viết hóa đơn, doanh nghiệp cần chú ý tới 7 lưu ý sau:

Trên mỗi tờ hóa đơn, người viết hóa đơn chỉ được dùng một màu mực, loại mực không phai để viết hóa đơn và không được sử dụng mực đỏ.

Đồng thời, tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa trên tờ hóa đơn; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Tiêu thức “Ngày tháng năm” trên hóa đơn không đồng nhất với ngày mà người viết hóa đơn bắt đầu viết hóa đơn đó.

“Ngày tháng năm” trên hóa đơn phải được ghi đúng theo nguyên tắc được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp các thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” tại tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” trên tờ hóa đơn.

Người viết hóa đơn phải ghi rõ thuế suất áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ được bán ra của mình là 0% hoặc 5% hoặc 10%.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì không ghi thuế suất mà gạch chéo lại vị trí ghi thuế suất.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Người lập được lựa chọn ghi số thập phân theo một trong hai cách sau:

Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị;

Hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

Bên cạnh đó, người lập phải ghi đồng tiền trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Ngoài ra, một sai sót khác mà nhiều người thường gặp khi viết hóa đơn là không ghi đầy đủ thông tin trong bảng kê hàng hóa trên hóa đơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, theo quy định của pháp luật, người viết hóa đơn phải ghi đầy đủ tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Trong đó, dòng tổng tiền thanh toán phải được ghi bằng chữ.

7. Ký tên trên hóa đơn như thế nào cho đúng?

Người ký tên trên tiêu thức “Người bán hàng” phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và đóng dấu lên chữ ký.

Trường hợp người này không ký được thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Tương tự, trong tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người ký phải là người mua (nếu là cá nhân) hoặc đại diện hợp pháp của người mua (nếu là tổ chức; hoặc người được người mua ủy quyền ký hóa đơn).

Trường hợp người mua hàng mua hàng qua mạng, fax, điện thoại thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

* Căn cứ pháp lý: Thông tư 32/2011/TT-BTC; Thông tư 39/2014/TT-BTC; Thông tư 119/2014/TT-BTC; Thông tư 26/2015/TT-BTC.