Kỹ năng mềm trong cuộc sống: những cách để nói lời xin lỗi hoàn hảo

Dùng lời xin lỗi để hàn gắn một mối quan hệ căng thẳng là kỹ năng mềm cần thiết trong cuộc sống, nhưng không phải ai cũng biết cách xin lỗi hoàn hảo.

Theo một nghiên cứu công bố năm 2016 mang tên “Negotiation and Conflict Management Research” (tạm dịch: Nghiên cứu về Đàm phán và Quản lý Mâu thuẫn), một lời xin lỗi sẽ thực sự có hiệu quả cần có 6 yếu tố sau:

- Bày tỏ sự hối tiếc

- Giải thích chuyện tồi tệ nào đã xảy ra

- Công nhận trách nhiệm

- Thể hiện sự ăn năn

- Gợi ý giải pháp sửa chữa

- Đề nghị được tha thứ

- Ngỏ ý mong được tha thứ

Tiến sĩ Jennifer Thomas, đồng tác giả của quyển When Sorry Isn’t Enough (tạm dịch: Khi lời xin lỗi không đủ), diễn giả của TED và là chuyên gia tâm lý, đã tiến hành nghiên cứu cùng với tiến sĩ Gary Chapman – tác giả quyển The 5 Love Languages: The Secret to Love That Lasts (tạm dịch: 5 ngôn ngữ tình yêu: Bí quyết để yêu thương dài lâu) và đi đến 5 yếu tố tương tự cần có trong lời xin lỗi: thể hiện sự hối tiếc, chấp nhận chịu trách nhiệm, bù đắp, thể hiện lòng ăn năn một cách thông minh và ngỏ ý mong được tha thứ.

“Những lời xin lỗi cụ thể sẽ khác nhau tùy từng người tiếp nhận, phụ thuộc vào ngôn ngữ bày tỏ sự xin lỗi của cả hai là gì. Vì vậy, tôi đã tìm ra rằng, chẳng hạn, khi nói: “Tôi sai rồi, tôi xin lỗi” thì sẽ chạm đến 77% người tiếp nhận. Nhưng 23% cá nhân khác thì chờ đợi nghe tiếp ba điều còn lại. Đó là lý do chúng ta có 5 yếu tố trên”, Thomas giải thích.

Dù vậy, những lời xin lỗi vẫn cần được soạn riêng cho từng người mà bạn cần xin lỗi. Trong bài viết chia sẻ trên tờ Time, các chuyên gia đã chia sẻ những bí quyết, rút ra từ các nghiên cứu của họ, nhằm giúp bạn soạn được lời xin lỗi phù hợp nhất với từng nhóm đối tượng nhất trong cuộc sống.

Xin lỗi bạn đời:

“Duy trì kết nối cảm xúc là chìa khoá để duy trì một mối quan hệ tốt lành", Amy Morin – Chuyên gia trị liệu tâm lý và là tác giả quyển 13 Things Mentally Strong People Don’t Do (tạm dịch: 13 điều mà người vững tâm sẽ không làm) cho biết. “Vì vậy, điều quan trọng cần làm là thể hiện sự hối tiếc và ngỏ ý mong được tha thứ. Điều này đồng nghĩa không bao giờ hướng sự chỉ trích về phía đối phương hay nói những điều như “Anh rất tiếc khi em cảm thấy như vậy”. Thay vào đó, hãy nói “Anh xin lỗi vì đã to tiếng với em”, để cho thấy rằng bạn nhận hoàn toàn trách nhiệm về những hành động của mình”.

Thomas cũng cho biết thêm là bạn cần thể hiện rõ sự chân thành của mình với người bạn đời. “Nếu đó là một mối quan hệ tình cảm yêu thương, điều rất quan trọng chính là sự cam kết của bạn”, cô nói. Để làm điều này, Thomas khuyên bạn áp dụng yếu tố thứ tư trong lời xin lỗi – bày tỏ sự ăn năn – bằng cách giải thích cụ thể cách câu chuyện sẽ tốt hơn thế nào với những cách bạn đề xuất sửa lỗi. Thomas cho biết điều này sẽ để đối phương nhận ra bạn đang nghĩ về tương lai cho cả hai.

Xin lỗi đồng nghiệp

“Tôi nghĩ chìa khoá trong mối quan hệ với đồng nghiệp là tin tưởng”, Thomas nói và nhấn mạnh rằng các đồng nghiệp cần biết bạn sẽ không làm tổn hại đến danh tiếng của họ. Để chuyện xin lỗi được thuận lợi, cô khuyên bạn có thể kết hợp hai yếu tố phổ biến trong ngôn ngữ xin lỗi: 40% đồng nghiệp sẽ muốn nghe nhất từ chúng ta câu “Tôi đã sai”, trong khi 40% đồng nghiệp khác thì muốn nghe nhất câu “tôi xin lỗi”. Bằng cách kết hợp hai yếu tố này, bạn có thể chắc rằng lời xin lỗi của bạn sẽ làm 80% đồng nghiệp cảm thấy dễ chịu.

Giữ câu chuyện ở giữa hai bên liên quan là lời khuyên của Morin. Cụ thể, “hãy cưỡng lại mong muốn kéo người khác vào tình huống mà bạn đang cần phải xin lỗi một đồng nghiệp. Đừng trách móc sếp, công ty hay bất cứ đồng nghiệp, đối tác nào khác vì hành vi của chính bạn. Hãy xây dựng lời xin lỗi trên nền tảng “tự chịu trách nhiệm”, ví dụ “Tôi thực sự đã để cảm xúc kiểm soát mình” khi bạn bày tỏ sự chịu trách nhiệm về hành động của bản thân”.

Xin lỗi một người bạn

“Khi xin lỗi bạn bè, cách ứng xử phù hợp sẽ là đề nghị một giải pháp đền bù cho điều bạn đã làm sai”, Morin nói. Ví dụ nếu bạn đã trót bỏ quên một cuộc hẹn ăn trưa với người bạn nào đó thì lời xin lỗi cần đi cùng với một lời mời cà phê sau đó. “Bạn không thể thay đổi điều bạn đã làm sai, nhưng bạn có thể đề nghị một điều gì đó cho thấy bạn xem trọng mối quan hệ này và bạn đang quan tâm đến những điều có thể làm để cải thiện tình hình”.

Một người bạn sẽ muốn biết bạn có thực sự xem trọng tình bạn với họ hay không.

“Cam kết của bạn với tình bạn là khởi đầu rất tốt khi bạn cần nói lời xin lỗi”, Thomas nói. Lời khuyên của cô cũng tương đồng với gợi ý của Morin rằng bạn cần nhấn mạnh yếu tố sửa lỗi trong mối quan hệ này.

Xin lỗi cha mẹ

Mọi người thường đưa ra ba lý do bào chữa phổ biến sau khi cần xin lỗi ai đó: họ đổ lỗi, đổ thừa và phủ nhận điều họ đã làm, theo nghiên cứu của Thomas.

“Tôi nghĩ mọi người thường phạm phải sai lầm khi xin lỗi cha mẹ của họ. Tôi cho rằng họ cần đưa ra lời xin lỗi từ phía của chính họ”, cô nói. Để làm điều này, cô khuyên điều quan trọng bạn cần để tâm là không đưa bất cứ lý do nào để nguỵ biện cho sai lầm của mình với cha mẹ.

Mọi người đều tìm kiếm sự công nhận, chứ không phải lý do bạn đã làm họ tổn thương. “Cha mẹ của bạn biết bạn không phải là người hoàn hảo và họ nhận thức rất rõ về những nhược điểm của bạn”, Morin bổ sung. “Nhưng điều đó không có nghĩa là sai lầm của bạn cần được lướt qua. Nếu bạn làm ba hoặc mẹ tổn thương, hãy chân thành nhìn nhận hành động đó”. Theo Morin, lời xin lỗi cần được đặt trên nền tảng của sự hối tiếc và mong ước được tha thứ.

“Hãy nói điều gì đó như là ‘Con rất xin lỗi vì con đã không đến trong cuộc họp mặt gia đình như đã hứa. Con biết chuyện con đến có ý nghĩa thế nào với cha mẹ. Mong cha mẹ tha thứ cho lần vắng mặt ấy của con’. Rồi, hãy tập trung vào chuyện bạn sẽ thay đổi thế nào trong tương lai để cho thấy bạn thực sự hối tiếc về điều đã xảy ra”.

Xin lỗi con trẻ

Phải, lời xin lỗi rất có ý nghĩa với các bạn nhỏ, và các bạn ấy muốn nghe điều đó từ người lớn. Đó cũng là một cơ hội để bạn dạy cho con mình về tính trách nhiệm trong tương tác với mọi người xung quanh.

“Thái độ hối tiếc là chìa khoá để trao lời xin lỗi có ý nghĩa với một đứa trẻ”, Morin nói, “Hãy mở lòng để nói những điều như ‘Cha cảm thấy rất buồn khi đã để con thất vọng’, hay ‘Mẹ rất thất vọng khi bản thân lại làm mọi chuyện rối tung lên vậy”. Rồi sau đó, hãy làm rõ cách bạn sẽ làm để cải thiện chuyện tương tự trong tương lai. Con của bạn sẽ học rất nhiều về cuộc sống từ cách bạn xin lỗi chúng. Khi đó, bạn đang là một hình mẫu tốt, một hình mẫu sẵn lòng trách nhiệm về hành động của bản thân trước các con”.

“Nếu bạn xin lỗi con, đầu tiên, tôi sẽ trao cho bạn một ngôi sao khen ngợi vì chuyện xin lỗi con là điều cực kỳ quan trọng mà chúng ta phải làm”, Thomas nói, “Chúng ta cần phải làm mẫu về cách tỏ bày lời xin lỗi cho các con”.

Trong mối quan hệ này, bạn cần tránh một sai lầm phổ biến, đó chính là mong con sẽ xin lỗi lại. “Lời xin lỗi của bạn cần dừng lại ở phía của bạn, bạn xin lỗi và nếu con không ghi nhận điều đó, thì lời xin lỗi ấy của bạn vẫn còn nguyên giá trị”.

Xin lỗi anh chị em trong gia đình

Khi xin lỗi anh chị em trong nhà, Thomas tin rằng chỉ riêng câu “xin lỗi” đã có thể tạo ra tác động lâu dài. “Câu nói ấy sẽ cho đối phương biết rằng bạn đang không trách móc, nguỵ biện hay chối bỏ điều đã làm – cả ba hành động kia đều là những sai lầm. Lời xin lỗi ấy là điều khởi đầu cho bất kể yếu tố xin lỗi nào bạn muốn thể hiện tiếp theo, hoặc thậm chí là tất cả 5 yếu tố để nhận được sự đồng thuận từ anh chị em trong gia đình”.

Xin lỗi cho thấy sự tôn trọng mà anh chị em trong nhà dành cho nhau. Vì anh chị em là những người cùng nhau lớn lên và có rất nhiều lần từng chỉ trích, phê phán hay làm tổn thương nhau trong quá khứ nên đôi khi mối quan hệ này tạo cho hai bên cảm giác không tôn trọng người còn lại, theo Thomas nhìn nhận.

Lôi lại sai lầm của đối phương trong quá khứ là một hành động rất tệ khi xin lỗi anh chị em của mình, Morin cảnh báo. “Nhắc lại chuyện anh/chị/em ấy đã từng làm bạn tổn thương ra sao là điều chỉ làm mọi chuyện tệ hơn. Hãy chỉ nhìn vào tình huống hiện tại. Cố gắng nói điều gì đó như là ‘anh/chị/em đã phá hỏng mọi thứ. Anh/chị/em không nên nói điều đó về em/anh/chị trước mặt mọi người như thế. Anh/chị/em thực sự rất xin lỗi về hành động đó của mình”.