WorkTime - Nền tảng giao tiếp và làm việc trực tuyến cho các doanh nghiệp

Lời giải cho bài toán 500 tỉ đô

 Chỉ tính riêng ở Mỹ, hàng năm các doanh nghiệp phải chịu tổn thất trung bình khoảng 500 tỉ đô  do 70% nhân viên thiếu sự tập trung cần thiết trong công việc, mà nguyên nhân căn bản là không tìm được sự gắn kết với công việc và các đồng nghiệp xung quanh. Theo khảo sát khác của IDC, mỗi nhân viên lãng phí đến 30 giờ mỗi tháng chỉ vì tốn quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm các thông tin nội bộ, vốn ngày một nhiều lên nhưng chưa từng được sắp xếp và tổ chức có hiệu quả. 

Ben Horowitz , người sáng lập ra quỹ đầu tư Andreessen Horowitz nổi tiếng bậc nhất thung lũng Silicon, từng nói rằng: “Chìa khóa để xác định một công ty có tốt hay không chính là sự giao tiếp. Nếu mọi người nhìn chung một hướng, công ty chắc chắn sẽ vận hành tốt. Nếu không, dần dần mọi thứ sẽ rất tệ”. Việc duy trì một kênh giao tiếp hiệu quả, nếu không dựa trên một công nghệ tương tác tốt, là điều không hề dễ dàng.

Theo ông Phạm Kim Hùng, CEO của TechElite, “Trong rất nhiều vấn đề về quản trị mà doanh nghiệp Việt Nam thường xuyên gặp phải, việc xây dựng môi trường giao tiếp cởi mở và làm việc nhóm hiệu quả là việc căn bản cần giải quyết nhất”. Tất cả các mô hình quản trị, tất cả các chiến lược kinh doanh, bất kể có kỹ càng đến đâu, cũng sẽ không đạt được kết quả tốt nếu không có sự trao đổi xuyên suốt và liên tục. Điều đáng nói là một môi trường làm việc thiếu gắn kết sẽ không có một hệ quả ngay lập tức nhưng sẽ gây ra những khủng hoảng thực sự cho doanh nghiệp về lâu dài. 

“Đây là vấn đề chúng tôi muốn giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để ngay từ đầu. Với TechElite, chúng tôi đang muốn thực hiện sứ mệnh xây dựng một hệ thống công nghệ thông minh, toàn diện giúp các doanh nghiệp phát triển trên mọi lĩnh vực. Sẽ có rất nhiều ứng dụng chuyên biệt khác cho doanh nghiệp được chúng tôi ra mắt trong thời gian tới, nhưng chúng tôi muốn chắc chắn rằng các doanh nghiệp đã sở hữu sẵn một nền tảng giao tiếp thực sự hiệu quả. Đây là điều kiện tiên quyết để họ có thể phát triển vững mạnh, lâu dài. Đây cũng là kỳ vọng của chúng tôi ở phiên bản WorkTime đầu tiên.”, ông Hùng cho biết thêm. 

Một không gian giao tiếp riêng biệt

 Nếu sử dụng Email, mỗi nhân viên nhận được trung bình trên 300 emails hàng tuần  liên quan đến công việc. Chỉ sau một thời gian ngắn, khối lượng thông tin này sẽ không thể nào quản lý và sắp xếp nổi. Nhân viên nếu sử dụng một email chung cho giao tiếp riêng tư và công việc sẽ thường xuyên bị mất tập trung. Còn nếu doanh nghiệp yêu cầu nhân viên sử dụng email nội bộ, thì các email này lại có rất ít tương tác do mỗi người chỉ có thói quen kiểm tra thường xuyên một email mà thôi. 

WorkTime giúp toàn bộ doanh nghiệp sử dụng chung một hệ thống giao tiếp. Mọi hoạt động, tương tác đều diễn ra trong môi trường chuyên nghiệp và dành riêng cho mỗi doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên không bị xao lãng bởi các vấn đề riêng tư khác. Có bốn phương thức giao tiếp tiện lợi trên WorkTime: Cập nhật nhanh (cập nhật các vấn đề đơn giản để cùng trao đổi), Thảo luận (trao đổi các vấn đề chuyên sâu), Work Chat (Chat nội bộ), và Thông báo (các thông báo quan trọng, hệ thống sẽ gửi đồng thời trên WorkTime và gửi tới Email của tất cả thành viên).

Tương tác liên tục chính là điều quan trọng nhất giữ cho một doanh nghiệp vận động không ngừng nghỉ. Điều mà các doanh nghiệp cần hơn là sự tương tác chủ động từ nhân viên, và việc này được khuyến khích trên WorkTime thông qua hệ thống thông báo (notification) tiện lợi giống như Facebook. Việc này cũng rút ngắn được thời gian trung chuyển thông tin giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời. Theo thống kê từ những người dùng đầu tiên, trung bình mỗi ngày mỗi cá nhân sẽ có trên 60 tương tác về công việc trên WorkTime, nhiều gấp 8 lần so với sử dụng email thông thường.

Quản lý và tổ chức thông tin khoa học

 Worktime giúp tài nguyên của doanh nghiệp được lưu trữ khoa học. Tài liệu có thể sắp xếp theo phòng ban (team), các tài liệu mới xem gần đây, hoặc các tài liệu đang theo dõi. Worktime cũng tích hợp các công nghệ đám mây quen thuộc như DropBox, Onedrive (Microsoft), và Google docs (Google), giúp nhiều nhân viên dễ dàng chỉnh sửa cùng một văn bản. 

Các tài liệu cố định (quy định công ty, quy trình làm việc) có thể được lữu trữ thông qua ứng dụng Knowledge (Tri thức doanh nghiệp), giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc và hòa nhập với môi trường.

Tăng hiệu suất làm việc nhóm

 Tạo nhóm và làm việc nhóm chưa bao giờ dễ dàng hơn với Worktime. Tất cả mọi người có thể tham gia cùng làm việc trên một chủ đề, gửi các tài liệu cần được thảo luận và cập nhật các phiên bản tài liệu mới. Dù tham gia ở thời điểm nào cũng có thể nắm bắt ngay được luồng thông tin đang thảo luận, từ đó đưa ra các ý kiến đóng góp của mình nhằm đem đến hiệu quả cao nhất trong công việc.