Làm sao để đưa ‘mớ rau, con cá’ mua ngoài chợ vào chi phí được trừ khi tính thuế?

Tại hội thảo "Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới - Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh", bài toán nan giải của một chuỗi nhà hàng sở hữu 6 cơ sở bán trực tiếp lẫn qua app (Grab, Be) về việc "không có hóa đơn đầu vào từ các mối cung cấp lẻ" đã được các chuyên gia từ cơ quan Thuế giải đáp rõ ràng.

Cơ sở pháp lý cho doanh nghiệp F&B

Ông Vũ Hồng Long - Phó Trưởng Thuế TP Hà Nội khẳng định, nguyên tắc cơ bản để một khoản chi được trừ khi tính thuế là: chi phí phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, đối với đặc thù ngành F&B thường xuyên mua nông sản, thủy hải sản trực tiếp từ nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc diện cấp hóa đơn điện tử, pháp luật đã có cơ chế đi kèm. Cụ thể, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026 của Bộ Tài chính quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp) để chứng minh chi phí.

Bảng kê phải ghi đầy đủ thông tin định danh của người bán, số lượng hàng hóa, đơn giá và giá trị giao dịch.

Để Bảng kê 02/TNDN có giá trị chứng minh và không bị cơ quan thuế nghi ngờ là "tự vẽ chi phí", hộ kinh doanh cần lưu kèm bảng kê này với các chứng từ thực tiễn phát sinh trong giao dịch, gồm đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu cân trọng lượng cùng chứng từ thanh toán.

Ngoài ra, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý, dù mua hàng của nông dân, nhưng với những khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính là chi phí hợp lệ.

Lưu ý về quản trị kho, hóa đơn và dòng tiền

 

Đối với các hộ kinh doanh phát triển thành chuỗi nhiều cơ sở, bà Nguyễn Thị Cúc - Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA) đưa ra lời khuyên quản trị nghiêm ngặt để giải trình thuế dễ dàng.

Đầu tiên cần tách bạch nguồn mua vào. Mua nguyên liệu cho cửa hàng nào phải theo dõi riêng nguồn mua, hợp đồng và bảng kê của cơ sở đó.

Trong trường hợp cơ sở trung tâm sơ chế nguyên liệu rồi phân bổ đi các chi nhánh, doanh nghiệp bắt buộc phải có phiếu xuất kho, nhập kho và phiếu điều chuyển vật tư rõ ràng.

Tiếp theo, hóa đơn đầu ra phải thể hiện đúng thông tin địa điểm kinh doanh. “Dù chung một mã số thuế chủ hộ, nhưng bán tại cơ sở nào thì trên hóa đơn đầu ra phải thể hiện đúng tên và địa chỉ của địa điểm kinh doanh đó”, bà Cúc giải thích.

Với những doanh nghiệp kinh doanh cả trực tiếp và trên các sàn thương mại, ông Đặng Văn Thành - Phó Chi cục trưởng Chi cục thuế thương mại điện tử khuyến nghị các hộ kinh doanh nên mở tài khoản ngân hàng riêng chuyên phục vụ cho kinh doanh. Việc để lẫn lộn tiền mua hàng cho nhà hàng và tiền chi tiêu sinh hoạt gia đình vào cùng một tài khoản sẽ gây khó khăn trong quá trình đối soát khi cơ quan Thuế kiểm tra dòng tiền doanh thu từ khách ăn tại quán hay khách đặt qua app. Ngoài ra, các hộ kinh doanh cũng nên mở sổ riêng để theo dõi doanh thu bằng tiền mặt, tránh bị thiếu sót khi tổng hợp doanh thu.

Để thực hiện việc đưa "mớ rau, con cá" mua ở chợ đầu mối vào chi phí hợp lý, các chủ nhà hàng, quán ăn chỉ cần rèn luyện thói quen lưu trữ chứng từ, lập Bảng kê 02/TNDN (kèm CCCD của người bán) và kiểm soát tốt khâu nhập kho. Thực hiện đúng quy trình ngay từ khâu thu mua ban đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ thuế phải nộp một cách hợp pháp mà còn nâng cao năng lực quản trị nội bộ.