Giao kết và thực hiện hợp đồng lao động và một số lưu ý đối với doanh nghiệp

HĐLĐ có vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế xã hội, là cơ sở để cụ thể hóa trong việc tuyển chọn những lao động phù hợp với yêu cầu của các Doanh nghiệp, Tổ chức, Cá nhân. Thông qua HĐLĐ quyền và nghĩa vụ của các bên chủ thể được thiết lập và xác định rõ ràng, là cơ sở chủ yếu để giải quyết tranh chấp trong lao động giữa người sử dụng lao động (và người lao động (NLĐ).

1.Khái quát về Hợp đồng lao động

Theo quy định tại Điều 15 của Bộ luật lao động 2012 hiện hành thì“Hợp đồng lao động là sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.”.Từ khái niệm Hợp đồng lao động (HĐLĐ), ta có thể rút ra một số đặc điểm của HĐLĐ.

Về hình thức Hợp đồng lao động, BLLĐ 2012 Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, NLĐ giữ 01 bản, NSDLĐ giữ 01 bản. Đối với công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng, các bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói

2. Nghĩa vụ giao kết hợp đồng lao động 

Trước khi nhận NLĐ vào làm việc, NSDLĐ và NLĐ phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động.Trong trường hợp NLĐ từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi, thì việc giao kết HĐLĐ phải được sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật của NLĐ.

 Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm NLĐ có thể ủy quyền cho một NLĐ trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản; trường hợp này HĐLĐ có hiệu lực như giao kết với từng người. Hợp đồng lao động do người được ủy quyền giao kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, tuổi, giới tính, địa chỉ thường trú, nghề nghiệp và chữ ký của từng NLĐ.

Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động phải là người thuộc một trong các trường hợp sau: Người đại diện theo pháp luật quy định tại điều lệ của doanh nghiệp, hợp tác xã; Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức theo quy định của pháp luật; Chủ hộ gia đình; Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động. Trường hợp người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động không trực tiếp giao kết hợp đồng lao động thì ủy quyền hợp pháp bằng văn bản cho người khác giao kết hợp đồng lao động theo mẫu do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định. 

Lưu ý những hành vi NSDLĐ không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động (Điều 20 BLLĐ 2012):

-  Giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của NLĐ. 

- Yêu cầu NLĐ phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

3. Các loại Hợp đồng lao động

Theo quy định Điều 22 BLLĐ thì có 3 loại HĐLĐ gồm: HĐLĐ không xác định thời hạn; Hợp đồng lao động xác định thời hạn; Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định.Cụ thể

3.1. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Đây là loại HĐLĐ thường được áp dụng với các công việc có tính chất thường xuyên, lâu dài nhằm ổn định lực lượng lao động trong đơn vị sử dụng lao động.

3.2. Hợp đồng lao động xác định thời hạn;

Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng. 

3.3.  Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng

Doan nghiệp không được giao kết hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng để làm những công việc có tính chất thường xuyên từ 12 tháng trở lên, trừ trường hợp phải tạm thời thay thế NLĐ đi làm nghĩa vụ quân sự, nghỉ theo chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động hoặc nghỉ việc có tính chất tạm thời khác.

Lưu ý: Khi hợp đồng lao động xác định thời hạn  hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; nếu không ký kết hợp đồng lao động mới thì hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng lao động theo mùa vụ hay theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng  rở thành hợp đồng lao động xác định thời hạn với thời hạn là 24 tháng.

Trường hợp hai bên ký kết hợp đồng lao động mới là hợp đồng xác định thời hạn thì cũng chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

4. Nội dung Hợp đồng lao động

 Theo quy định tại Điều 23 BLLĐ năm 2012 và Điều 4 Nghị định 05/2015/NĐ-CP thì HĐLĐ phải có các nội dung chủ yếu sau

- Tên và địa chỉ của người sử dụng lao động, cụ thể: 

+ Tên doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập cơ quan, tổ chức; trường hợp là cá nhân thuê mướn sử dụng lao động thì ghi họ và tên người sử dụng lao động theo chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu được cấp; 

+ Địa chỉ của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân thuê mướn, sử dụng lao động theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật; 

+ Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, địa chỉ nơi cư trú, chức danh trong doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình thuê mướn, sử dụng lao động của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định này. 

- Số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động, cụ thể: 

+ Số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp của người lao động; Số giấy phép lao động, ngày tháng năm cấp, nơi cấp giấy phép lao động của cơ quan có thẩm quyền cấp đối với lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam; 

+Văn bản đồng ý việc giao kết hợp đồng lao động của người đại diện theo pháp luật đối với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi; Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi;

+ Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động. 

- Công việc và địa điểm làm việc được quy định như sau: 

+ Công việc: Công việc mà người lao động phải thực hiện; 

+ Địa điểm làm việc của người lao động: Phạm vi, địa điểm người lao động làm công việc đã thỏa thuận; trường hợp người lao động làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau thì ghi các địa điểm chính người lao động làm việc. 

- Thời hạn của hợp đồng lao động: Thời gian thực hiện hợp đồng lao động (số tháng hoặc số ngày), thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định); thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn). 

- Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác , cụ thể: 

+ Mức lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác xác định theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Nghị định này; 

+ Hình thức trả lương xác định theo quy định tại Điều 94 của Bộ luật Lao động; 

+ Kỳ hạn trả lương do hai bên xác định theo quy định tại Điều 95 của Bộ luật Lao động. 

- Chế độ nâng ngạch, nâng bậc, nâng lương: Điều kiện, thời gian, thời điểm, mức lương sau khi nâng bậc, nâng lương mà hai bên đã thỏa thuận. 

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, cụ thể: 

+Thời giờ làm việc trong ngày, trong tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc của ngày, tuần hoặc ca làm việc; số ngày làm việc trong tuần; làm thêm giờ và các điều khoản liên quan khi làm thêm giờ; 

+Thời gian, thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc nghỉ trong giờ làm việc; thời gian nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, tết, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương. 

- Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động: Ghi cụ thể số lượng, chủng loại, chất lượng và thời hạn sử dụng của từng loại trang bị bảo hộ lao động theo quy định của người sử dụng lao động. 

- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế, cụ thể: 

+ Tỷ lệ % tính trên tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động và của người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; 

+ Phương thức đóng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế của người sử dụng lao động và của người lao động. 

- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề của người lao động trong quá trình thực hiện hợp đồng: Quyền, nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động trong việc đảm bảo thời gian, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề. 

- Các nội dung khác liên quan đến thực hiện nội dung mà hai bên thỏa thuận.

Các nội dung trên là những nội dung cơ bản, những nội dung chính bắt buộc phải có trong HĐLĐ. Tuy nhiên, Điều 23.2 BLLĐ năm 2012 có quy định mở, cho phép các bên giao kết HĐLĐ được phép đưa vào một số quy định phù hợp với mục đích giao kết, bản chất mối quan hệ và tính chất công việc trong hợp đồng. Cụ thể, “Khi NLĐ làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật, thì NSDLĐ có quyền thỏa thuận bằng văn bản với NLĐ về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp NLĐ vi phạm” (Điều 23.2 BLLĐ). Ngoài ra, “Đối với NLĐ làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì tùy theo loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hoả hoạn, thời tiết” (Điều 23.3 BLLĐ).

5. Thực hiện hợp đồng lao động

5.1. Chuyển NLĐ làm công việc khác so với HĐLĐ

Khi gặp khó khăn đột xuất hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, nhu cầu sản xuất, kinh doanh… NSDLĐ được quyền tạm thời chuyển NLĐ làm công việc khác trái nghề, nhưng không được quá 60 ngày trong một năm, trừ trường hợp được sự đồng ý của NLĐ. Khi tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác trái nghề, NSDLĐ phải báo cho NLĐ biết trước ít nhất 03 ngày, phải báo rõ thời hạn làm tạm thời và bố trí công việc phù hợp với sức khỏe và giới tính của NLĐ.

5.2. Tạm hoãn thực hiện HĐLĐ

Trong quá trình thực hiện HĐLĐ, rất có thể NLĐ phải tạm hoãn thực hiện HĐLĐ do có sự cố hoặc trong một số tình huống nhất định mà pháp luật cho phép hoặc các bên có thể thỏa thuận với nhau để tạm dừng thực hiện HĐLĐ. Điều 32 BLLĐ 2012hiện hành quy định về các trường hợp NLĐ được tạm hoãn thực hiện HĐLĐ bao gồm “1. NLĐ đi làm nghĩa vụ quân sự, 2. NLĐ bị tạm giữ, tạm giam theo quy định về pháp luật tố tụng hình sự, 3. NLĐ phải chấp hành quyết định áp dụng biện pháp đưa vào trường giáo dưỡng, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, 4. lao động nữ mang thai (nếu có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền chứng nhận tiếp tục làm việc sẽ ảnh hưởng xấu tới thai nhi), 5. các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận.” Khi hết thời gian tạm hoãn thực hiện HĐLĐ, NSDLĐ phải nhận lại NLĐ trở lại làm việc trừ khi các bên có thỏa thuận khác (ví dụ: chấm dứt HĐLĐ sau khi hết hạn tạm hoãn thực hiện HĐLĐ).

Trên đây là một số nội dung cơ bản về việc giao kết và thực hiện Hợp đồng lao động mà doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý đảm bảo tuân thủ trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng, tránh những sai sót không đáng có dẫn đến vi phạm hoặc Hợp đồng bị vô hiệu làm ảnh hưởng tới sự ổn định cua quan hệ lao động trong doanh nghiệp.

Theo Nguyễn Bá Lực (Trưởng Phòng Chính sách Lao động Việc Làm Sở LDDTB&XH Hà Nội)

Nên đọc