CEO RS Singapore “hiến kế” giúp doanh nghiệp hoạt động không gián đoạn, tiết kiệm chi phí trong đại dịch

Các nhà máy sản xuất trong nhiều lĩnh vực đã phải đối mặt với tình trạng thiếu nguyên liệu thô để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến và tạo đầu ra ổn định. Đây là một tình huống chưa từng có tiền lệ. Với trung tâm phân phối đặt tại Singapore và khả năng logistic được mở rộng, chúng tôi có thể hỗ trợ các công ty lập kế hoạch hàng tồn kho và thích ứng với những thay đổi thất thường trong lịch trình sản xuất của họ.

Bằng cách làm việc với khách hàng để hiểu tình hình, nhu cầu của họ và dự đoán tốt hơn những thay đổi nhờ dự báo, có các mặt hàng dự trữ tại địa phương trong kho, đội ngũ RS sẵn sàng đáp ứng nhu cầu nâng cao và cung cấp các đơn đặt hàng bất chấp các hạn chế về vận chuyển, đi lại.

Vậy theo bà, điều gì khiến phương thức mua sắm truyền thống chưa được “số hóa” gây bất tiện và khó kiểm soát tài chính cho doanh nghiệp? RS Components có giải pháp nào dành cho họ?

Bà Eileen Yapp: Các doanh nghiệp truyền thống nhận ra rằng nền tảng trực tuyến và các khả năng kỹ thuật số cho phép họ tiếp cận nhiều hơn với khách hàng, mở rộng phạm vi tiếp cận và dịch vụ, đồng thời tiếp tục “kinh doanh như bình thường” bất chấp những hạn chế về di chuyển.

Trong tình hình hiện nay, chúng tôi thấy rằng hành vi và nhu cầu của khách hàng cũng đã thay đổi. Họ đã trải nghiệm sự tiện lợi của việc sử dụng thương mại điện tử và các công cụ kỹ thuật số trong cuộc sống cá nhân, trong cách họ làm việc và kinh doanh. Trong tương lai, người tiêu dùng và doanh nghiệp muốn có được sự linh hoạt và nhanh chóng này.

Đáng chú ý, việc nhân viên và doanh nghiệp điều chỉnh làm việc từ xa hoặc kết hợp giữa làm từ xa với đến văn phòng, quy trình mua sắm MRO thủ công có thể gặp phải sự chậm trễ trong việc tạo đơn đặt hàng và thời gian phê duyệt chậm hơn. Các quy trình thủ công cũng có thể dẫn đến lỗi, lãng phí và sự chậm trễ của dự án bảo trì, điều này cuối cùng có thể ảnh hưởng đến năng suất và thời gian tạm ngưng hoạt động.

Nhìn vào chiến lược mua sắm, điều quan trọng là phải có tầm nhìn xa hơn về chi phí và xem xét cách xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt để giảm rủi ro trong dài hạn, đồng thời thúc đẩy mối quan hệ và năng lực của các nhà cung cấp chất lượng, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức.

Tự động hóa mua sắm MRO và ứng dụng các giải pháp kỹ thuật số sẽ mang đến tầm nhìn tốt hơn cho doanh nghiệp ở toàn bộ quy trình và thấu hiểu về chi tiêu của doanh nghiệp. Điều này cho phép đội ngũ thu mua và mua hàng đưa ra quyết định nhanh hơn và kiểm soát tốt hơn ngân sách. Làm việc với đối tác có mạng lưới nhà cung cấp rộng khắp, có thể mang đến nhiều dịch vụ gia tăng như quản lý kho, mở rộng nguồn cung ứng và hỗ trợ kỹ thuật sẽ giúp các nhà sản xuất có chuỗi cung ứng đa dạng và linh hoạt hơn.

RS Components có thể cung cấp những giải pháp nào để giúp doanh nghiệp Việt Nam giảm chi phí và tập trung tốt hơn vào các hoạt động kinh doanh? Các giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô như thế nào và chi phí ra sao?

Bà Eileen Yapp:Từ những công cụ dựa trên nền web đơn giản đến hệ thống eProcurement tích hợp đầy đủ, các giải pháp mua sắm của RS được phát triển để hỗ trợ khách hàng ở mọi quy mô và có cách thiết lập khác nhau. Những thách thức của ngành mang lại sẽ khác nhau phụ thuộc vào yêu cầu và cơ sở vật chất. Đội ngũ RS sẽ làm việc sát sao với khách hàng để xác định giải pháp phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Nền tảng RS eCommerce tại Việt Nam đã được hỗ trợ bằng tiếng Việt, cho phép khách hàng đặt hàng trên web và thiết bị di động, đồng thời cho phép truy cập vào đa dạng danh mục sản phẩm và thương hiệu nhà cung cấp vào bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu.

Những sáng kiến mới như PunchOut cũng giúp khách hàng quản lý tốt hơn việc mua sắm gián tiếp và kiểm soát chi phí mua hàng. PunchOut là tổ chức có thể thêm các sản phẩm từ trang website của RS vào giỏ hàng của họ và đưa ra yêu cầu từ hệ thống mua sắm của riêng họ trong trường hợp cần phải được phê duyệt. Điều này giúp cải thiện khả năng hiển thị trên các đơn đặt hàng. Vì dữ liệu mua hàng được ghi lại dưới dạng điện tử, khách hàng không cần phải tạo lại hoặc viết lại dữ liệu trong hệ thống của riêng họ để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.

Nếu mặt hàng được yêu cầu không có sẵn trên website, đội ngũ RS Product Plus có thể tìm sản phẩm khác và tư vấn nếu sản phẩm thay thế có chức năng tương đương hoặc tốt hơn, nhưng vẫn có mức giá hợp lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm nguồn cung ứng và tổng hợp đơn đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp. Bên cạnh quy trình hợp lý, hợp tác với đội ngũ Product Plus còn mang lại hiệu quả về chi tiêu ngân sách.

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp và sự tích hợp được yêu cầu, đội ngũ RS sẽ giúp khách hàng xác định công cụ kỹ thuật số và hỗ trợ triển khai.

RS đang hỗ trợ hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp tự động hóa mua sắm MRO, ứng dụng các giải pháp kỹ thuật số để mang đến tầm nhìn tốt hơn cho doanh nghiệp ở toàn bộ quy trình và tối ưu chi phí.

Bà có thể nêu một vài ví dụ về các doanh nghiệp đang ứng dụng các giải pháp của RS. Họ đã tiết kiệm ngân sách và hoạt động hiệu quả hơn như thế nào, thưa bà?

Bà Eileen Yapp:Khi các doanh nghiệp đang tìm cách để giảm chi phí, việc có một quy trình mua sắm MRO hiệu quả là rất quan trọng. Khi nhìn vào tổng chi phí cung ứng, chi phí quy trình, bao gồm những chi phí liên quan đến quá trình tìm nguồn cung ứng, đặt hàng, quản lý hàng tồn kho và bảo trì, có thể đắt gấp đôi giá thành sản phẩm. Ví dụ: nếu một công ty sản xuất chi 100.000 bảng Anh để mua sản phẩm, họ có thể phải chi thêm 200.000 bảng Anh nữa cho chi phí trong toàn bộ quy trình hoặc chi phí mềm.

Nếu một đội ngũ có thể hợp lý hóa quy trình mua sắm này, họ cũng có thể kiểm soát chi tiêu tốt hơn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Hợp tác với một nhà cung cấp đáng tin cậy, những người có thể mang đến cho doanh nghiệp tầm nhìn rõ ràng hơn về chi tiêu, giúp quản lý hàng tồn kho bằng cách phân phối sản phẩm khi cần chính là cách để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Việc mua sắm vật tư công nghiệp có thể phức tạp và nhân viên phải dành nhiều thời gian, công sức để tìm nguồn cung cũng như thương lượng với nhiều nhà cung cấp. Việc hợp tác với một nhà cung cấp đáng tin cậy có thể cung cấp các loại sản phẩm sẽ cho phép các kỹ sư và đội bảo trì tập trung sức lực vào hoạt động chiến lược. Trên trang RS, chúng tôi cung cấp một loạt các bộ phận MRO. Trường hợp mặt hàng không có sẵn trên trang web, khách hàng có thể làm việc với đội ngũ tìm nguồn cung ứng Product Plus của chúng tôi.

Chúng tôi đã thực hiện một nghiên cứu về chi tiêu hàng năm của một khách hàng công nghiệp. Họ đã đặt hơn 900 đơn hàng với chúng tôi trong một năm, tương đương với khoảng 3.200 đơn vị hàng hóa hoặc 4 đơn đặt hàng mỗi ngày. Bằng cách hợp tác với RS để tổng hợp các đơn đặt hàng, khách hàng có thể tiết kiệm khoảng 25% chi phí giao dịch, bao gồm chi phí do kém hiệu quả, từ chi tiêu hàng năm của họ.

Hiện nay, nhiều ngành công nghiệp tại Việt Nam cũng đang tính đến việc chuyển đổi số, thay thế các thao tác thủ công bằng các giải pháp CNTT để nâng cao hiệu quả kinh doanh. RS Components đánh giá thế nào về nhu cầu chuyển đổi số nói chung và nhu cầu “hiện đại hóa”, số hóa trong mua sắm thiết bị nói riêng ở Việt Nam hiện nay? Theo quan điểm của bà, liệu có sự “bùng nổ” mạnh mẽ trong giai đoạn phục hồi sau đại dịch?

Bà Eileen Yapp:Cuộc khủng hoảng y tế toàn cầu đã dẫn đến sự bất ổn và gián đoạn cho các doanh nghiệp, trong đó, một số yếu tố có thể tác động đến sự phục hồi của các nền kinh tế. Từ kinh nghiệm của mình, chúng tôi đã thấy cách mà sự số hóa, các chuỗi cung ứng linh hoạt và chăm sóc con người có thể giúp các doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn trong việc duy trì hoạt động xuyên suốt như thế nào, kể cả khi xảy ra các tình huống không được dự đoán trước.

Những thách thức mà các doanh nghiệp và ngành công nghiệp trên toàn thế giới phải trải qua như gián đoạn vận tải hàng không, rủi ro thất bại của nhà cung cấp, đóng cửa biên giới, đã thúc đẩy việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số. Trong lĩnh vực mua sắm MRO, việc sử dụng các công cụ mua sắm kỹ thuật số có thể mang lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc. RS eProcurement Solutions đang giúp các nhóm sắp xếp các quy trình hợp lý, kiểm soát và minh bạch chi tiêu hơn kể cả khi làm việc tại văn phòng, làm việc từ xa hay ở các địa điểm khác nhau.

Các doanh nghiệp đã chuyển sang làm việc kỹ thuật số có sự thích ứng tốt hơn. Bằng cách sử dụng công nghệ để khai thác năng lực thu thập dữ liệu, phân tích và tự động hóa dữ liệu, một tổ chức có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt để giải quyết nhu cầu của khách hàng.

Xin cảm ơn bà!