6 cách sử dụng phần mềm Zoom để học tập và làm việc từ xa an toàn

Dịch bệnh Covid-19 bùng phát trên toàn cầu làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế cũng như sinh hoạt của người dân. Một loạt các trường học, doanh nghiệp, cơ quan có xu hướng được khuyến khích chuyển sang học tập và làm việc từ xa. Vì vậy các nền tảng kết nối trực tuyến là sự ưu tiên và lựa chọn hàng đầu phục vụ cho việc tương tác trên môi trường số.

Hiện nay, phần mềm hội họp trực tuyến Zoom đang chiếm 20% thị phần của toàn cầu với hơn 12 triệu người dùng. Đặc biệt khi dịch Covid-19 bùng phát trên thế giới thì số lượng người dùng của phần mềm này không ngừng được tăng lên và trở thành một trong những nền tảng phổ biến để tổ chức hội họp, đào tạo trực tuyến. Tuy nhiên thời gian vừa qua có rất nhiều các quốc gia đang dấy lên làn sóng tẩy Zoom vì nghi ngờ về tính bảo mật và quyền riêng tư của nền tảng này như Mỹ, Đài Loan, Singapore… Với lợi thế là gọn nhẹ, dễ sử dụng, có thể dùng miễn phí với số lượng người tham gia nên Zoom đang là phần mềm được sử dụng khá phổ biến. Chính điều này đã biến Zoom trở thành mục tiêu tấn công của những tin tặc.

Mới đây, ngày 13/4, Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng khuyến cáo các trường trong quá trình tổ chức dạy học qua Internet có xảy ra hiện tượng bị kẻ xấu xâm nhập vào địa chỉ lớp học/phòng học trực tuyến, đăng tải nội dung xấu, độc, phản cảm, phản giáo dục... có dấu hiệu lạm dụng, quấy rối và bắt nạt trẻ em, HSSV trên mạng, không đảm bảo an toàn và đã gây tâm lý hoang mang cho người học, người dạy; ảnh hưởng đến chất lượng dạy học qua Internet.

Đây là 6 lưu ý quan trọng giúp người dùng có thể sử dụng Zoom để học tập và làm việc từ xa an toàn nhất:

Nâng cấp lên phiên bản Zoom mới nhất

Sau nhiều sự cố về bảo mật vừa qua, Zoom đã liên tục có những phiên bản cập nhật mới nhằm bổ sung thêm tính năng mới và vá các lỗ hổng bảo mật liên quan đến lấy cắp dữ liệu cũng như đăng tải các nội dung phản cảm.

Nâng cấp lên phiên bản Zoom mới nhất.

Vì vậy, khi sử dụng phần mềm Zoom người dùng cần thường xuyên nâng cấp phần mềm lên phiên bản cao nhất khi có thông báo từ Zoom. Thao tác cập nhật nâng cấp này cũng rất đơn giản, dễ thao tác.

Sử dụng mật khẩu mới trong mỗi buổi học

Với những lớp học không sử dụng mật khẩu hoặc mật khẩu quá đơn giản sẽ dễ dàng bị tin tặc quét được thông tin và tấn công tài khoản. Để tránh sự cố này người dùng cần cài đặt mật khẩu và cần thương xuyên thay đổi mật khẩu cho từng cuộc họp hoặc lớp học và khuyến cáo nên sử dụng những mất khẩu có tính bảo mật cao, khó bị phá đảm bảo trong mật khẩu có cả chữ và số, chữ in hoa, in thường và ký tự đặc biệt.

Sử dụng mật khẩu mới trong mỗi buổi học.

Cách thay đổi password trong Zoom như sau: người dùng vào Meetings -> chọn Edit -> click chuột vào phần Password và đặt mật khẩu. Sau khi tạo mật khẩu xong, người dùng chỉ cần bấm Save ở cuối góc phải màn hình.

Sử dụng tính năng Waiting Room

Nếu Host không cài đặt tính năng phòng chờ để kiểm soát người ra vào cuộc gọi thì đây chính là lý do khiến tài khoản Zoom bị làm phiền bởi người lạ. Họ có thể tham gia vào nội dung cuộc gọi một cách dễ dàng. Vì vậy giáo viên cần điểm danh trước khi giảng bài để chọn ra đúng học sinh mình và cho vào lớp.

Sử dụng tính năng Waitting Room.

Để kích hoạt tính năng phòng chờ, người dùng chỉ cần vào Meetings -> chọn Edit -> mở rộng phần cài đặt ở Advanced options và chọn từng mục: Enable Waiting Room (Chỉ khi chủ phòng đồng ý thì thì tài khoản mới được vào cuộc gọi); Enable join before host (Tham gia cuộc gọi trước chủ phòng); Mute participants on entry (Chủ phòng có quyền tắt micro của thành viên); Automatically record meeting on the local computer (Tự động ghi hình cuộc gọi).

Sử dụng tính năng Lock phòng học

Khi các thầy cô đưa học sinh vào lớp, sĩ số đã đủ và ko muốn cho học sinh vào phòng thì sẽ khóa phòng lại bằng cách nhấn chuột vào Nút Security -> chọn Lock Meeting. -> Tất cả những người lạ từ khi khóa phòng sẽ không vào được nữa.

Sử dụng tính năng Lock phòng học.

Sử dụng tính năng Remove thành viên

Với những thành viên không thuộc trong lớp học mà tham gia vào lớp và có nhiều hành động như viết bậy hoặc có hành động ảnh hưởng đến lớp học thì cần thao tác như sau: '

Nhấn vào mục Manage Paticipants -> Hiển thị danh sách học viên. Muốn loại bỏ ai thì nhấn vào -> More -> sau đó nhấn Remove

Sử dụng tính năng Remove thành viên.

Chặn chức năng Share màn hình

Tránh trường hợp học sinh tự sộng share nội dung và hình ảnh ở điện thoại của mình cho cả lớp sẽ rất nguy hiểm. Ứng dụng này cho phép chỉ host mới có thể chia sẻ nội dung trong cuộc gọi. Để kích hoạt tính năng quản lý chia sẻ màn hình. Người dùng có thể bắt đầu cuộc gọi, trong phần Share Screen -> chọn Advanced Sharing Options -> ở phần Who can share? -> chọn Only Host.

Chặn chức năng share màn hình.

Bên cạnh đó chúng ta cần phải có những yêu cầu cụ thể về các quy tắc khi học online. Quan trọng nhất là học sinh không được cung cấp ID và Pass ra bên ngoài. Vì đây chính là nguyên nhân để kẻ xấu có thể lợi dụng để phá rối lớp học.