Doanh nghiệp

TS Mạc Quốc Anh hiến kế áp dụng KPI và OKR hiệu quả cho DNNVV

DNVN - Việc áp dụng KPI, OKR là yêu cầu vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của DNNVV, nhất là trong thời đại kinh tế hội nhập như ngày nay. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng KPI không phải là một công cụ vạn năng có thể giải quyết mọi bài toán đo lường, tối ưu hiệu suất nhân viên của DN. Đó cũng không phải là công cụ duy nhất, hãy nghĩ ngay đến OKR.

VINASME và Hiệp hội Hỗ trợ các công ty khởi nghiệp của Hàn Quốc trao đổi về hỗ trợ SME Việt - Hàn / Giải pháp giúp DNNVV bước chân vào chuỗi giá trị toàn cầu


Tại Hội thảo khoa học "Thiết lập và ứng dụng KPIs, OKRs hiệu quả trong tổ chức" diễn ra mới đây ở Hà Nội, TS Mạc Quốc Anh - Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội (Hanoisme) đã trình bày tham luận mang tên "KPI và OKR với doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam". Bản tham luận đã được đánh giá cao tại sự kiện này.

TS Mạc Quốc Anh - Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký.

TS Mạc Quốc Anh - Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hanoisme.

Dưới đây, Doanh nghiệp Việt Nam xin phép trích dẫn một số nội dung chính của bản tham luận liên quan tới KPI, OKR với Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), đặc biệt là các DNNVN truyền thống, Làng nghề và những vấn đề đặt ra cùng giải pháp hỗ trợ:

KPI và OKR là gì?

KPI theo tiếng Anh là Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng cá nhân. Do đó, KPI có thể áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng,nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng, phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPI, Email KPI, Social KPI).

OKR là từ viết tắt tiếng anh của Objectives and Key Results, nghĩa là Mục tiêu và Kết quả then chốt. OKR là một hệ thống quản trị mục tiêu. Đây là một công cụ đơn giản tạo ra sự liên kết và cam kết xoay quanh các mục tiêu được có thể đo lường.

Các chỉ số OKR có thể được sử dụng ở cấp độ công ty, đội nhóm hoặc cá nhân và có thể được chia sẻ trong toàn doanh nghiệp với ý định cung cấp cho các phòng ban thấy rõ các mục tiêu và kết quả trọng yếu qua đó có sự ưu tiên các và tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng mnhất.

Mối quan hệ giữa KPI và OKR và cách thức áp dụng

KPI và OKR, chúng ta nên chọn phương pháp đo lường nào? Liệu có thể kết hợp OKR với KPI cùng lúc được không? Là những câu hỏi thường gặp nhất ở các lãnh đạo Doanh nghiệp.

KPI và OKR đều là biến thể của phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu MBO (Management By Object). Do đó, tùy theo yêu cầu doanh nghiệp mà các nhà quản trị nên lựa chọn cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.

Đặc điểm khác biệt dễ nhận biết giữa KPI và OKR như sau: KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi, lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, đo lường được theo kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ.

KPI và OKR không bắt buộc áp dụng độc lập, nếu cần thiết có thể kết hợp chúng với nhau.

Để đo lường và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, các nhà quản trị thường nghĩ đến việc áp dụng KPI. Nhiều doanh nghiệp đã bỏ chi phí rất lớn, thuê đơn vị tư vấn xây dựng bộ KPI, nhưng khi triển khai sự kỳ vọng không đem lại kết quả tốt như họ tưởng do nhiều nguyên nhân.

Thực tế, KPI không phải là một công cụ vạn năng có thể giải quyết mọi bài toán đo lường, tối ưu hiệu suất nhân viên của doanh nghiệp. Đó cũng không phải là công cụ duy nhất, hãy nghĩ ngay đến OKR.

Những vấn đề khi áp dụng KPI và OKR vào DNNVV Hà Nội

Về ý thức:

Các lãnh đạo DN cần xác định rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý mới tiên tiến (KPI, OKR) là yêu cầu vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của DNNVV, nhất là trong thời đại kinh tế hội nhập như ngày nay. Lãnh đạo doanh nghiệp phải dám nghĩ dám làm, dám bứt phá, dám thay thế cái cũ bằng cái mới.

Tuy nhiên xác định rõ quyết tâm, chủ động trong việc áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến vào hoạt động của Doanh nghiệp không hề đơn giản. Như đã nói ở trên nhất là các DNNVV truyền thống phần lớn đi lên từ các mô hình sản xuất gia đình, cá thể nhỏ lẻ, khi cơ cấu kinh tế xã hội thay đổi có cơ hội phát triển thì họ thành lập DN và trở thành giám đốc; một bộ phận khác hình thành theo con đường DN gia đình “ Cha truyền con nối”. Lãnh đạo những doanh nghiệp này hạn chế về kiến thức quản lý doanh nghiệp, sức ỳ lớn chậm tiếp thu những cái mới.

Đối với người lao động: cơ bản là lao động phổ thông, không được đào tạo cơ bản và cũng như trên trong quá trình đô thị hóa hoặc chuyển đổi sản xuất họ phải chuyển từ lao động nông nghiệp sang các ngành nghề khác để mưu sinh. Về ý thức vẫn mang tính tiểu nông, cá nhân, cục bộ, tập quán làm ăn nhỏ lẻ manh mún, tính liên kết, cam kết và kỷ luật không cao.

TS Mạc Quốc Anh (thứ 6 từ phải sang) cùng các chuyên gia tại Hội thảo khoa học "Thiết lập và ứng dụng KPIs, OKRs hiệu quả trong tổ chức".

TS Mạc Quốc Anh (thứ 6 từ phải sang) cùng các chuyên gia tại Hội thảo khoa học "Thiết lập và ứng dụng KPIs, OKRs hiệu quả trong tổ chức".

Về trình độ năng lực:

Trình độ năng lực của Lãnh đạo doanh nghiệp cũng như ý thức năng lực của người lao động sẽ là lực cản làm giảm hiệu quả của KPI và OKR khi áp dụng cho Doanh nghiệp.
Đối với Lãnh đạo doanh nghiệp: Để xây dựng KIP, OKR sát với điều kiện thực tế, người Lãnh đạo (người xây dựng) phải có trình độ kiến thức, nắm rõ, hiểu biết về KPI, OKR. Nắm được những vấn đề thực tế và có thực tiễn trong công việc.Ở tầm lãnh đạo phải xác định được rõ ràng mục tiêu của DN cần đạt tới với những kết quả cụ thể gì từ đó đặt ra các mục tiêu cho các bộ phận của dn. Các bộ phận cấp dưới từ mục tiêu do DN đặt ra sẽ xây dựng các chỉ tiêu cho các bộ phận thấp hơn và cho từng nhân viên, người lao động.

Yêu cầu đặt ra khi xây dựng các mục tiêu, chỉ tiêu công việc (KPI, OKR) phải sát với thực tế,biết chỉ tiêu nào cần thiết, không đặt ra quá nhiều chỉ tiêu trong đó có những chỉ tiêu không quan trọng dẫn tới kết quả không đạt được, lãng phí nhân lực, vật lực, gây tâm lý hoang mang chán nản trong doanh nghiệp. Muốn tránh những nhược điểm trên lãnh đạo DN phải hiểu rất rõ vị trí DN mình đang ở đâu? Khả năng thực tế hiện có của mình như thế nào? Tình hình thị trường hiện tại và tương lai ra sao? các đối thủ cạnh tranh của mình như thế nào từ đó mới xác định được điều doanh nghiệp mình cần là gì, mục tiêu ra sao và khả năng thu được kết quả như thế nào? Thậm chí, DN còn phải chuẩn bị thêm các kịch bản, phương án dự phòng cho những tình huống bất cập có thể xảy ra (Quản lý rủi ro khi xây dựng KPI, OKR không sát thực tế).

Với các lãnh đạo bộ phận phải hiểu rõ ý đồ kế hoạch của cấp trên, phải là những người không những nắm được rõ vị trí công việc của mình mà còn phải nắm rõ các công việc của nhân viên dưới quyền tốt nhất đã trải nghiêm qua vị trí, công việc đó. Có như vậy mới đề ra được các KPI, OKR cho từng vị trí nhân viên sát với thực tế, hơn nữa trong quá trình điều hành công việc phải luôn biết quan sát, lắng nghe đánh giá tình hình nếu cần thiết có thể xem xétquá trình thực thế công việc để đưa ra các điều chỉnh hợp lý (trong thẩm quyền) hoặc đề nghị lên cấp trên xem xét điều chỉnh để đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động của bộ phận nhằm đạt được mục tiêu và kết quả đề ra.

Đối với nhân viên, người lao động, lãnh đạo DN phải tuyên truyền, phổ biến, trình bày các lợi ích để nhân viên, người lao động hiểu được và xác định được các phương pháp quản lý mới DN đặt ra không phải chỉ mang lại lợi ích cho DN mà cũng chính là mang lại lợi ích cho nhân viên và người lao động của DN. Với tập quán, thói quen làm ăn nhỏ lẻ, tính kém tôn trọng kỷ luật trong công việc người lao động không muốn đưa vào áp dụng các quy định mới mang tính gò bó.Người lao động họ vẫn lầm hiểu KPI, OKR như một hệ thống giám sát mình, tạo thêm những áp lực cho mình thay vì coi nó là công cụ giúp mình theo dõi hiệu suất công việc của mình từ đó giúp cải tiến tốt hơn trong công việc.

Với thời đại công nghệ hiện nay, việc áp dụng phương pháp quản lý KPI, OKR với những ứng dụng công nghệ cao cũng là một điều rất đáng lưu ý và nên bàn đến. Hiện nay mạng Iternet cơ bản đã phủ sóng khắp nơi điều đó sẽ giúp cho quá trình tổ chức, điều hành, quản lý công việc, giám sát, truyền đạt mệnh lệnh rất nhanh gọn kịp thời đó chính là những công cụ hỗ trợ rất tốt giúp cho việc triển khai các KPI, OKR hiệu quả. Thậm chí nó còn giúp cho việc điều chỉnh, xây dựng KPI, OKR hợp lý hơn.

Cách đây 20 – 30 năm, kể cả bây giờ, một số DNNVV truyền thống hoặc làng nghề (Đó là các DNNVV hoặc siêu nhỏ với công cụ sản xuất thô sơ, đơn giản, số lượng lao động ít, sản xuất các mặt hàng đặc thù như Dệt, các hàng tiểu ngũ kim hay các sản phẩm đan lát, mỹ nghệ .v.v…) tuy có thể chưa hiểu rõ về phương pháp quản lý theo KPI, OKR nhưng trong thực tế họ cũng đã có những cách thức quản lý của riêng mình (có thể gọi là KPI, OKR sơ khai hoặc đơn giản) ví dụ như phương pháp khoán sản phẩm.

Họ (ông chủ DN) giao khoán cho người lao động (hoặc một bộ phận) tự quản lý công cụ sản xuất, định mức vật tư, giá thành/sản phẩm, thậm chí số lượng và thời gian hoàn thành sản phẩm.v.v. Người lao động (hoặc một bộ phận) phải xây dựng cách làm, làm ra sản phẩm bảo đảm chất lượng, số lượng, đúng định mức vật tư và giao đúng thời gian quy định.v.v…

Ngược lại, lúc đó người lao động nhận được lương khoán bằng đúng những gì đã thỏa thuận giữa DN và người lao động, vượt mức khoán sẽ được thưởng, không thực hiện được sẽ bị phạt. Cách làm đó cũng đánh giá được thước đo hiệu quả công việc (KPI) hay đạt được mục tiêu và kết quả (OKR) của DN và người lao động cùng nhau đặt ra.

Vấn đề ở đây là cách thức đưa các phương pháp quản lý tiên tiến mới (KPI,OKR) vào các DNNVV này như thế nào? Cần điều chỉnh hay không, điều chỉnhnhững vấn đề gì? .v.v… Với số lượng lớn của DNNVV Việt Nam là không nhỏ, các nhà kinh tế, các nhà khoa học quản lý, viện nghiên cứu cùng các cơ quan quản lý, các tổ chức xã hội v.v….nên chăng có một dự án nghiên cứu riêng về đề tài này nhằm hỗ trợ DNNVV cũng như DN siêu nhỏ thực hiện áp dụng quản lý DN đạt hiệu quả!

Giải pháp hỗ trợ


Nhằm tăng khả năng cạnh tranh, bước ra và hòa nhập kinh tế với khu vực và thế giới, trong thời gian tới các DNNVV Việt Nam còn nhiều việc phải làm. Ngoài những vấn đề về vốn, XTTM, chính sách - Pháp luật v.v… Một trong những việc quan trọng trước mắt và lâu dài là nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp, trong đó có đội ngũ làm công tác quản lý DN là vô cùng quan trọng. Để đạt mục tiêu này, cần có một số giải pháp sau:

Hoàn thiện các chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với các DNNVV trong công tác đào tạo. Nhà nước cần hoàn thiện các chính sách hỗ trợ cho việc đào tạo các Lãnh đạo DN (bằng nguồn ngân sách Nhà nước và đóng góp của DN), coi đây là một nội dung bắt buộc, muốn được điều hành DN thì phải trải qua các khóa đào tạo.

Tuyên truyền vận động để bản thân các Lãnh đạo DN cần tích cực, chủ động trong việc nâng cao trình độ. Mỗi Lãnh đạo DN phải ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ và những hạn chế của chính bản thân mình để có kế hoạch khắc phục, cố gắng vươn lên. Chủ động, tích cực học tập nâng cao trình độ có nguồn kiến thức rộng và sâu để thực hiện việc quản lý lãnh đạo Doanh nghiệp hiệu quả. Có thể học tập chính khóa nếu có điều kiện hoặc cập nhật kiến thức đa dạng thông qua các khóa đào tạo hoặc tham gia các buổi hội thảo, các khóa tập huấn, các buổi tham quan thực tế, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.

Tổ chức đào tạo, đào tạo lại cho các lao động, phổ cập đào tạo ít nhất là sơ cấp nghề. Xây dựng cho người lao động có ý thức trong công việc, thay đổi các tập quán, thói quen lao động mang tính cá thể, tự do. Xây dựng tính kỷ luật và cam kết cao khi tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh.

Việc tổ chức các khóa đào tạo có thể giao cho các cơ quan quản lý nhà nước về DN kết hợp với các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các hiệp hội xây dựng các đề án về việc hỗ trợ bồi dưỡng kiến thức cho các Lãnh đạo DN và người lao động đồng thời tổ chức thực hiện. Giao cho các viện, trường, trung tâm cử cán bộ đào tạo tư vấn chuyên môn cho DN.

Riêng đối với việc áp dụng phương pháp quản lý mới (KPI, OKR) với DNNVV cần hỗ trợ hướng dẫn cho các DN hiểu nắm được những ưu điểm khi áp dụng phương pháp quản lý mới, tuy có khó khăn ban đầu những sẽ đem lại hiệu quả rất tốt về sau. Đây là tiền đề DN khi phát triển lớn mạnh, hòa nhập với khu vực và thế giới. Gây dựng ý thức của các Lãnh đạo DN luôn chủ động, dám áp dụng các phương thức quản lý mới...

TS Mạc Quốc Anh - Phó Chủ tịch Kiêm Tổng thư ký Hanoisme

Có thể bạn quan tâm


Ban Biên tập DNVN

End of content

Không có tin nào tiếp theo

Cột tin quảng cáo

Có thể bạn quan tâm