TS Mạc Quốc Anh hiến kế áp dụng KPI và OKR hiệu quả cho DNNVV

KPI theo tiếng Anh là Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng cá nhân. Do đó, KPI có thể áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng,nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng, phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPI, Email KPI, Social KPI).

OKR là từ viết tắt tiếng anh của Objectives and Key Results, nghĩa là Mục tiêu và Kết quả then chốt. OKR là một hệ thống quản trị mục tiêu. Đây là một công cụ đơn giản tạo ra sự liên kết và cam kết xoay quanh các mục tiêu được có thể đo lường.

Các chỉ số OKR có thể được sử dụng ở cấp độ công ty, đội nhóm hoặc cá nhân và có thể được chia sẻ trong toàn doanh nghiệp với ý định cung cấp cho các phòng ban thấy rõ các mục tiêu và kết quả trọng yếu qua đó có sự ưu tiên các và tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng mnhất.

KPI và OKR, chúng ta nên chọn phương pháp đo lường nào? Liệu có thể kết hợp OKR với KPI cùng lúc được không? Là những câu hỏi thường gặp nhất ở các lãnh đạo Doanh nghiệp.

KPI và OKR đều là biến thể của phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu MBO (Management By Object). Do đó, tùy theo yêu cầu doanh nghiệp mà các nhà quản trị nên lựa chọn cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.

Đặc điểm khác biệt dễ nhận biết giữa KPI và OKR như sau: KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi, lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, đo lường được theo kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ.

KPI và OKR không bắt buộc áp dụng độc lập, nếu cần thiết có thể kết hợp chúng với nhau.

Để đo lường và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, các nhà quản trị thường nghĩ đến việc áp dụng KPI. Nhiều doanh nghiệp đã bỏ chi phí rất lớn, thuê đơn vị tư vấn xây dựng bộ KPI, nhưng khi triển khai sự kỳ vọng không đem lại kết quả tốt như họ tưởng do nhiều nguyên nhân.

Thực tế, KPI không phải là một công cụ vạn năng có thể giải quyết mọi bài toán đo lường, tối ưu hiệu suất nhân viên của doanh nghiệp. Đó cũng không phải là công cụ duy nhất, hãy nghĩ ngay đến OKR.

Các lãnh đạo DN cần xác định rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý mới tiên tiến (KPI, OKR) là yêu cầu vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của DNNVV, nhất là trong thời đại kinh tế hội nhập như ngày nay. Lãnh đạo doanh nghiệp phải dám nghĩ dám làm, dám bứt phá, dám thay thế cái cũ bằng cái mới.

Tuy nhiên xác định rõ quyết tâm, chủ động trong việc áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến vào hoạt động của Doanh nghiệp không hề đơn giản. Như đã nói ở trên nhất là các DNNVV truyền thống phần lớn đi lên từ các mô hình sản xuất gia đình, cá thể nhỏ lẻ, khi cơ cấu kinh tế xã hội thay đổi có cơ hội phát triển thì họ thành lập DN và trở thành giám đốc; một bộ phận khác hình thành theo con đường DN gia đình “ Cha truyền con nối”. Lãnh đạo những doanh nghiệp này hạn chế về kiến thức quản lý doanh nghiệp, sức ỳ lớn chậm tiếp thu những cái mới.

Đối với người lao động: cơ bản là lao động phổ thông, không được đào tạo cơ bản và cũng như trên trong quá trình đô thị hóa hoặc chuyển đổi sản xuất họ phải chuyển từ lao động nông nghiệp sang các ngành nghề khác để mưu sinh. Về ý thức vẫn mang tính tiểu nông, cá nhân, cục bộ, tập quán làm ăn nhỏ lẻ manh mún, tính liên kết, cam kết và kỷ luật không cao.

Trình độ năng lực của Lãnh đạo doanh nghiệp cũng như ý thức năng lực của người lao động sẽ là lực cản làm giảm hiệu quả của KPI và OKR khi áp dụng cho Doanh nghiệp.

Đối với Lãnh đạo doanh nghiệp: Để xây dựng KIP, OKR sát với điều kiện thực tế, người Lãnh đạo (người xây dựng) phải có trình độ kiến thức, nắm rõ, hiểu biết về KPI, OKR. Nắm được những vấn đề thực tế và có thực tiễn trong công việc.Ở tầm lãnh đạo phải xác định được rõ ràng mục tiêu của DN cần đạt tới với những kết quả cụ thể gì từ đó đặt ra các mục tiêu cho các bộ phận của dn. Các bộ phận cấp dưới từ mục tiêu do DN đặt ra sẽ xây dựng các chỉ tiêu cho các bộ phận thấp hơn và cho từng nhân viên, người lao động.

Yêu cầu đặt ra khi xây dựng các mục tiêu, chỉ tiêu công việc (KPI, OKR) phải sát với thực tế,biết chỉ tiêu nào cần thiết, không đặt ra quá nhiều chỉ tiêu trong đó có những chỉ tiêu không quan trọng dẫn tới kết quả không đạt được, lãng phí nhân lực, vật lực, gây tâm lý hoang mang chán nản trong doanh nghiệp. Muốn tránh những nhược điểm trên lãnh đạo DN phải hiểu rất rõ vị trí DN mình đang ở đâu? Khả năng thực tế hiện có của mình như thế nào? Tình hình thị trường hiện tại và tương lai ra sao? các đối thủ cạnh tranh của mình như thế nào từ đó mới xác định được điều doanh nghiệp mình cần là gì, mục tiêu ra sao và khả năng thu được kết quả như thế nào? Thậm chí, DN còn phải chuẩn bị thêm các kịch bản, phương án dự phòng cho những tình huống bất cập có thể xảy ra (Quản lý rủi ro khi xây dựng KPI, OKR không sát thực tế).