Doanh nghiệp làm gì khi không có bộ phận chuyên trách truyền thông?

Hoạt động truyền thông nội bộ (TTNB) là hoạt động không thể thiếu trong một doanh nghiệp, góp phần kết nối giữa nhân sự với lãnh đạo, giữa nhân sự với mục tiêu, tầm nhìn của công ty và kết nối giữa nhân sự với nhau.

Tuy nhiên, tại Việt Nam không phải công ty nào cũng có đủ nguồn lực và cơ cấu dành riêng cho một bộ TTNB, nhất là các công ty khởi nghiệp, nhỏ lẻ... Vậy, khi không có bộ phận chuyên trách thì ai nên gánh TTNB? Bộ phận PR (quan hệ công chúng) hay HR (nhân sự)?

Karian & Box - một công ty tư vấn tại Anh, đã khảo sát 546 người làm truyền thông, nhân sự và công bố một báo cáo chuyên sâu về TTNB.

Đối với câu hỏi “Bộ phận nào nên dẫn dắt hoạt động TTNB trong tổ chức?”, có 51% cho rằng nhiệm vụ này nên thuộc về đơn vị TTNB chuyên trách; 21% tin rằng PR nên giữ trọng trách này; 18% bỏ phiếu cho HR và 7% lựa chọn phương án khác.

Cũng trong kết quả của cuộc khảo sát nói trên, khi được hỏi câu hỏi tiếp theo: “Giữa HR và PR, bộ phận nào sẽ đặt TTNB ở vị trí ưu tiên đặc biệt”, 33% người tin rằng HR sẽ đặt TTNB ở vị trí ưu tiên đặc biệt, trong khi con số này chỉ 18% với PR.

Thực tế doanh nghiệp Việt hiện nay sẽ giao nhiệm vụ TTNB cho bộ phận HR. Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp thường giao nhiệm vụ TTNB cho bộ phận HR kiêm nhiệm. Có nhiều lý do khiến cho những người làm nhân sự quan tâm hơn đến hiệu quả mà TTNB mang lại cho tổ chức.

Phần lớn các mục tiêu TTNB của tổ chức đều liên quan đến các sáng kiến của nhân sự, cho dù đó là gắn kết nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc, thay đổi văn hóa tổ chức hay phổ biến các quy trình, quy định mới ban hành…

TTNB không chỉ là hoạt động truyền tải các tin tức diễn ra hàng ngày đến cán bộ nhân viên, nó phải giải quyết một mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Đối tượng mục tiêu của HR và TTNB đều giống nhau, hướng đến con người trong nội bộ doanh nghiệp. Trong khi HR chú trọng tuyển dụng, đào tạo, xây dựng cơ chế chính sách về nguồn nhân lực thì TTNB sẽ chú trọng khía cạnh truyền thông giữa con người trong doanh nghiệp, gia tăng tinh thần cũng như tạo sự gắn kết hơn trong nội bộ.

HR cũng sẽ lắng nghe nhân viên, hiểu được mối quan tâm và nhu cầu của nhân viên tốt hơn so với nhóm PR - Marketing.

Khi doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách TTNB, hãy cân nhắc đến những phân tích trên và tùy theo thực tế về mức độ ưu tiên của doanh nghiệp cũng như về nhân lực kiêm nhiệm hoạt động này để phân công phù hợp.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì khi không có bộ phận chuyên trách TTNB?

Để hoạt động TTNB được suôn sẻ mà vẫn bảo đảm được công việc cân bằng giữa các phòng ban, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tham khảo các giải pháp dưới đây để cải thiện mức độ hiệu quả.

Đó là, nâng cao nhận thức của lãnh đạo: lãnh đạo cấp cao và quản lý cần ý thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin và giao tiếp hai chiều trong doanh nghiệp. Nhân viên sẽ cảm thấy họ được khuyến khích chia sẻ khi lãnh đạo lên tiếng về điều này. Các nhà quản lý nên khuyến khích các thành viên trong nhóm lên tiếng và chia sẻ ý tưởng của họ.

Thúc đẩy truyền thông từ bộ phận nhân sự: HR thường chịu trách nhiệm truyền đạt các thông điệp liên quan đến quản lý hiệu suất, thông báo hành chính… nhưng hiện nay họ đang làm nhiều hơn thế trong chiến lược giữ chân nhân viên.

Cùng với đó, thúc đẩy truyền thông từ bộ phận PR - Marketing: hãy làm cho các chiến lược tiếp thị được quan tâm, lan tỏa và hưởng ứng nhiệt tình trong nội bộ, trước khi hoặc song song với kế hoạch quảng bá chính thức ra bên ngoài.

Xây dựng cơ chế hợp tác liên bộ phận với các hoạt động TTNB: đối với các sự kiện toàn công ty, một “ban tổ chức” tập hợp nhiều thành viên từ các bộ phận khác nhau sẽ giúp cho nguồn lực TTNB phong phú hơn, nhiều ý tưởng hơn và tạo sự lan tỏa tốt hơn.

Để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trẻ hoặc những người không có chuyên môn về TTNB có thể vận hành trơn tru hoạt động này, cuốn sách “TTNB - Từ chiến lược đến thực thi” có thể là công cụ đắc lực cho mọi cá nhân và doanh nghiệp.

“TTNB – Từ chiến lược đến thực thi” là cuốn sách của nhóm tác giả thuộc Blue C (Tập đoàn MVV Group) với hơn 20 bài viết, được tổ chức thành ba phần: The “Why” – The “How” và The “What”.

The “Why” cho thấy bối cảnh của doanh nghiệp ngày nay, những xu thế chính và vì sao TTNB ngày càng trở nên quan trọng. The “How” để nói về cách làm mới của TTNB, từ con người, quy trình cho đến việc thiết lập kênh. The “What” chia sẻ những xu hướng và bí kíp nội dung để TTNB hấp dẫn hơn.

Đây có thể coi là cuốn sách đầu tiên về ngành TTNB được viết bởi các chuyên gia Việt Nam. Cuốn sách cung cấp bộ công cụ cần thiết cho người làm TTNB, nhất là đối với những người mới bắt đầu bước vào ngành này: quy trình truyền thông, bộ câu hỏi phỏng vấn nhân vật, các ý tưởng để xây dựng bản tin nội bộ.

Tất cả đều gần gũi, dễ áp dụng nhưng cũng rất sáng tạo và hữu ích đối với những người làm TTNB cho các doanh nghiệp Việt.